Er wordt veel gesproken over de opkomst van robots in de werkomgeving tegenwoordig. Nee, je bent niet in een Sci-Fi film belandt. De robots waar we het over hebben zijn software robots, welke gebouwd worden middels Robotic Process Automation.
Wat is een software robot?
Om eerlijk te zijn is de term ‘robot’ eigenlijk gewoon een nieuwe naam voor een reeds bekend concept. Software robots, of bots, refereren meestal naar wat we vroeger ‘Agents’ noemden. Individuele apparaten die automatiserings oplossingen draaien. Een robot kan worden geïnstalleerd op een PC, op een fysieke server of op een virtuele machine.
Bots zijn geweldige werknemers. Ze maken geen fouten, ze gaan ‘s avonds, aan het eind van de werkdag niet naar huis en ze nemen geen vakantie op. Het uitvoeren van ‘robotische’ taken die je menselijke werknemers vervelend vinden, vinden ze geen probleem en wanneer je extra hulp nodig hebt, kunnen er binnen enkele minuten nieuwe robots worden toegevoegd (of je kunt de bestaande robots aanpassen om de nieuwe taken in de workflow te implementeren). Buiten het seizoen wil je misschien wel afschalen, waarbij je eenvoudig een aantal robots stop kunt zetten, zonder dat je daar menselijk personeel voor hoeft te ontslaan.
Nu software robots steeds populairder worden, zal er misschien wat angst gezaaid worden over robots die je baan gaan overnemen. In de realiteit biedt Robotic Process Automation betere kansen voor je menselijke personeel, door vervelende, handmatige en herhalende taken van ze over te nemen, waardoor er meer tijd vrijkomt om te besteden aan zaken die waarde aan je bedrijf toevoegen.
Welke processen kunnen Software Robots automatiseren?
Een belangrijk voordeel van Robotic Process Automation is de flexibiliteit. Wanneer je een herhalend proces hebt, ongeacht of het meerdere systemen overspant of gebruik moet maken van als/dan logica, kan je digitale workforce van software robots het eenvoudig regelen. In sommige gevallen is het beter om een proces van begin tot eind volledig te automatiseren. In andere situaties kunnen je robots samen met je menselijke personeel werken.
Terwijl RPA in bijna elk deel van een bedrijf kan worden ingezet, zijn er een aantal gebieden waar de software robots een groot verschil kunnen maken in de bedrijfsvoering.
Hier zijn de top 7 software robots om voor uw bedrijf te overwegen:
1. Website interactie bot
Het internet is bedoeld om ons leven eenvoudiger te maken, maar soms kan dit een berg werk opleveren. Wanneer je menselijke werknemers (of risicovolle custom scripts) hebt die herhalende web taken moeten uitvoeren, zoals het inloggen op een website om bestanden te uploaden, of dagelijks data verzamelen van diverse sites, zoek hulp van een robot!
Voor RPA Elke dag moet een personeelslid inloggen op de website van een handelspartner, door diverse pagina’s navigeren, inloggegevens invoeren en bestanden downloaden.
Na RPA Elke dag logt een robot in op de website, navigeert door een aantal pagina’s, voert inloggegevens in, download bestanden en stuurt een melding naar een menselijke werknemer dat de bestanden gereed zijn.
2. Data Management bot
Data is kritiek als het gaat om het draaiend houden van een modern bedrijf, maar veel bedrijven hebben moeite met al het handwerk dat nodig is om de verzamelde data te kunnen managen. Een data management robot kan data uit verschillende bronnen verzamelen, manipuleren en gebruik maken van deze data. Krijg ondersteuning van een digitale werknemer voor taken zoals het invoeren van data om diverse rapporten te kunnen uitdraaien of om informatie uit PDF bestanden te halen.
Voor RPA Elke dag logt een menselijke werknemer in op een website, kopieert financiële data van de site en plakt dit in een Excel rapport. Vervolgens upload de werknemer het rapport in SharePoint.
Na RPA Elke dag logt een robot in op een website, kopieert financiële data van de website en plakt deze data in een Excel rapport. De robot upload dit rapport naar SharePoint.
3. IT service bot
It services hebben menselijke werknemers nodig vanwege de probleemoplossende vaardigheden en communicatie skills. Software robots voorkomen dat ze worden overspoeld door veel simpele herhalende taken.
Voor RPA Een aanvraag voor een wachtwoord reset komt binnen. Tussen belangrijkere taken door vindt een menselijke werknemer de tijd om de aanvraag af te handelen.
Na RPA Een aanvraag voor een wachtwoord reset komt binnen. Een robot onderschept deze aanvraag, herkent dit als een eenvoudige, op regels gebaseerde taak en reset het wachtwoord.
4. Human Resources bot
HR (Human Resources) medewerkers gaan over mensen, het recruiten, trainen en zorgen dat ze succesvol zijn binnen jouw bedrijf. Helaas spenderen goed getrainde HR medewerkers hun dagen geregeld aan papierwerk waarmee ze overladen zijn in plaats van aan het recruiten en trainen van je personeel. Software Robots kunnen HR assistentie verlenen gedurende de volledige werkcyclus van medewerkers, waardoor het HR team tijd vrij krijgt om dat te doen waar ze goed in zijn, namelijk werken met mensen.
Voor RPA Een nieuwe werknemer komt bij het bedrijf. Hij vult een aantal formulieren in, waarin geregeld gevraagd wordt om overtollige informatie. Een HR medewerker gebruikt deze informatie om een IT support ticket aan te maken. De IT afdeling voorziet de nieuwe gebruiker van Active Directory en VMWare en sluit de ticket. HR stuurt een e-mail naar de manager van de nieuwe werknemer dat alle gegevens zijn doorgevoerd en de systemen gereed zijn voor de nieuwe werknemer.
Na RPA Een nieuwe werknemer komt bij het bedrijf. Hij vult een formulier in dat automatisch wordt gesynchroniseerd met andere formulieren die om dezelfde gegevens vragen. Een software robot leest de informatie op ingevulde formulier en gebruikt de gegevens om Active Directory en VMWare voor de nieuwe medewerker aan te maken. De software robot stuurt een e-mail met de gegevens naar de manager van de nieuwe werknemer.
5. Claims processing bot
Claims processing is een vakgebied waar veel papierwerk bij komt kijken en waar ingewikkelde workflows worden gebruikt. Laat je software robots elke stap in je bestaande proces stroomlijnen, verwerk inkomende formulieren, verstuur notificaties, betalingen en nog veel meer.
Voor RPA Een werknemer logt in op een claims processing systeem en controleert of er nieuwe claims zijn. De werknemer download de claims, verifieert ze en laadt ze in een EDI systeem. Vervolgens coördineert de werknemer de baten. Is er een uitzondering of probleem, dan wordt de claim aan de kant gezet en doorgezet naar een andere werknemer om later af te handelen. De eerste werknemer berekent de betalingen en maakt de claim af.
Na RPA Een robot logt in op het claims processing systeem, download en verifieert nieuwe claims en laadt deze in een EDI systeem. Vervolgens coördineert de robot de baten, zijn er uitzonderingen of problemen, dan wordt de claim doorgezet naar een menselijke werknemer om naar te kijken. De robot neemt de rest over.
6. Accounts Payable bot
Bijna elk bedrijf heeft te maken met het versturen en ontvangen van facturen. Software robots kunnen zo worden ingesteld dat ze automatisch facturen verwerken zodra ze aankomen, of dat nu elektronisch of per post is. De robots zullen nooit een bestand kwijtraken of rekenfouten maken.
Voor RPA Een factuur komt via de e-mail binnen. Een werknemer downloadt de bijlage, matcht de factuur tegen een opdrachtbon in het ERP systeem en zorgt dat de factuur in de juiste rij belandt om verwerkt te worden.
Na RPA Een factuur komt via de e-mail binnen. Een robot gebruikt OCR (Optical Character Recognition) om de factuur te lezen, matcht deze aan de opdrachtbon en stuurt de factuur naar de juiste rij om te worden verwerkt.
7. Call Center bot
De beste callcenter klantenservice zal altijd worden verleend door menselijke werknemers, maar vaak stoeien ze met het snel verkrijgen van klantdata en order informatie uit verschillende systemen en moeten updates ondertussen worden doorgevoerd. Een digitale workforce van RPA bots die toegang hebben tot de data en deze kunnen updaten helpt je menselijke werknemers om de best mogelijke klantenservice te kunnen bieden.
Voor RPA Een klant belt om te vragen naar een probleem met een bestelling. De menselijke klantenservice medewerker praat met de klant terwijl hij door diverse systemen aan het klikken is om de gegevens van de klant in te zien, de order status te kunnen bekijken en de order historie in te kunnen zien. De klant is genoodzaakt om te wachten totdat de medewerker alle data bij elkaar heeft gevonden. Na het gesprek, moet de medewerker de tijd nemen om de nieuwe informatie uit het telefoongesprek in te voeren in de database.
Na RPA Een klant belt om te vragen naar een probleem met een bestelling. De software robot presenteert de menselijke klantenservice medewerker alle benodigde data om de klant snel en vriendelijk te woord te kunnen staan. De medewerker kan na het gesprek door naar de volgende beller, terwijl de robot de database update.
Deze Robotic Process Automation voorbeelden zijn slechts het begin van wat Software Robots voor je bedrijf kunnen betekenen.
