Bedrijven draaien op data. We hebben er allemaal mee te maken, vaak op een pijnlijk langzame manier, als cijfers in databases moeten worden ingevoerd, handmatig copy/pasten van data van een website naar een Excel bestand of het verzamelen van rapporten die je als e-mailbijlage hebt ontvangen. Door gebruik te maken van Robotic Process Automation kun je al deze handelingen stroomlijnen en al je data-driven processen integreren. Belangrijk om rekening mee te houden wanneer je gaat automatiseren binnen je bedrijf, is dat het punt tot waar je kunt automatiseren veranderd wanneer je bedrijf groeit. Om die reden wil je geen platform waarmee je slechts 1 vorm van automatisering kunt toepassen. Met RPA heb je daar gelukkig geen last van en hiermee kun je alles, van herhalende processen automatiseren tot het integreren van bedrijfsapplicaties en infrastructuur. Met Robotic Process Automation kun je eenvoudig opschalen wanneer je bedrijf groeit.
Wie heeft geautomatiseerde data-extractie nodig?
Automatisering wordt over het algemeen doorgevoerd binnen de IT afdeling van een bedrijf, maar ook voor de andere bedrijfsafdelingen. Voor een IT team kan de automatisering bestaan uit het maken van workflows die geplande taken uitvoeren, het uitlezen van databases, zaken invoeren in databases, het beheren van bestandsoverdracht en het automatiseren van DevOps.
De IT afdeling is zogezegd de traditionele thuisbasis van de automatisering software, maar tegenwoordig kunnen veel meer afdelingen binnen een bedrijf de enorme voordelen van automatisering ervaren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatiseren van het kopiëren en plakken van informatie naar rapporten. Dit is een taak die eenvoudig door een software robot kan worden overgenomen. Daar bespaar je je personeel vervolgens een hoop tijd mee.
Voorbeelden van geautomatiseerde data-extractie
Het automatiseren van data-gerelateerde processen middels software robots is vrij uitgebreid. Om een beter inzicht te geven van de zaken die geautomatiseerd kunnen worden, hier wat voorbeelden:
Web Data Extractie
Je kunt bijvoorbeeld informatie uit Google Finance halen en dit met de huidige aandelenprijs in een excel bestand laten plaatsen, gebaseerd op een template. Wanneer de verzameling van de gegevens voltooid is, kunnen de software robots dit excel bestand e-mailen, uploaden naar een SharePoint of naar je FTP server. Ook kun je deze informatie direct in een ander bedrijfssysteem laten plaatsen, of regel voor regel in een database laten zetten. Zeer handig om in te zetten wanneer je gegevens van een website nodig hebt waar geen API voor beschikbaar is.
Database updates en queries
Dit is een scenario dat veel voorkomt bij ETL en gebruikers van de opslagplaats van de data. Met Robotic Process Automation kunnen workflows worden gebouwd die een tabel uit een database kan uitlezen, de inhoud kan samenvatten en de data naar een tweede database kan schrijven om de gegevens samen te voegen met andere data indien gewenst. Je kunt zelfs database updates, zoals een wijziging naar een Oracle of SQL Server database, gebruiken om de start van de workflow te triggeren.
E-mail bestanden opvangen en verwerken
De afdelingen waar de facturen moeten worden verzameld en verstuurd, is een zeer belangrijke afdeling voor je bedrijf. Hier wordt de cashflow geregeld, dus menselijke fouten wil je hier natuurlijk het liefst voorkomen. Dat kan, want software robots kunnen deze taken van je personeel overnemen. Een software robot maakt geen fouten, maar kan net als je personeelsleden inkomende facturen uit e-mails halen en deze naar de juiste systemen overzetten. Deze facturen kunnen de software robots koppelen aan de juiste crediteurgegevens, zodat alles op de juiste plaats in het systeem staat. Ook het versturen van facturen kunnen de software robots overnemen van je personeel. Zo worden je facturen altijd op het juiste moment verzonden. Deze functie wordt ook veel ingezet binnen de IT afdeling, bijvoorbeeld voor helpdesk aanvragen zoals het wijzigen van een wachtwoord.
Document management automatiseren
Veel bedrijven hebben een systeem geïmplementeerd om documenten te kunnen managen en rapporten uit te draaien. Denk hierbij uit gescande documenten, inkomende facturen en andere bijlagen die uit een e-mail moeten worden gehaald. Door Robotic Process Automation in te zetten, kan je documenten gebaseerd op hun naam, eigenschappen of meta data geautomatiseerd laten verwerken en in het systeem laten plaatsen.
Live Analytics Dashboard
Toegang hebben tot de huidige bedrijfsdata is cruciaal voor de dagelijkse gang van zaken. Misschien moet je weten of de orders die je vandaag hebt binnen gekregen op tijd worden verwerkt, of dat je genoeg voorraad hebt om de vraag aan te kunnen, of misschien heeft je management wel geregeld een update van de sales nodig. Hier kan Robotic Process Automation in combinatie met een simpele HTML template uitkomst bieden in de vorm van een self-updating visueel dashboard dat zelfstandig kritische bedrijfsgegevens bijhoudt.
Meer weten over Software robots en wat Robotic Process Automation voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem contact met ons op, we vertellen je graag meer over alle voordelen die de software robots met zich meebrengen en hoe we deze robots zo efficient mogelijk in kunnen zetten om je bedrijf te helpen groeien en automatiseren.
