Iedereen kan automatiseren. Er is vandaag de dag een uitgebreid aanbod aan tools beschikbaar waardoor je geen programmeur hoeft te zijn of een enorm budget nodig hebt om taken voor je bedrijf te automatiseren. Wat je wel nodig hebt - tenminste, wanneer je significante voordelen van je automatisering wilt terugzien - is een solide strategie.
Automatisering is een must-have, niet iets wat ‘leuk’ is om te hebben in de moderne bedrijfswereld. In deze post lees je alles wat je moet weten om een digital workforce te creëren en deze te laten groeien middels Robotic Process Automation.
Wat is een Digital Workforce?
Een digital Workforce is een schaalbaar team van software robots die ondersteuning en groei bieden aan het werk dat je menselijke werknemers uitvoeren. De robots kunnen in enkele minuten worden opgezet en kunnen in principe elk repeterend proces dat normaal gesproken door een personeelslid zou worden gedaan, foutloos uitvoeren. In sommige gevallen nemen de software robots een volledige workflow over, waardoor personeel meer tijd krijgt om te besteden aan strategisch, hoogwaardig werk. In andere situaties is het handig om mensen en software robots naast elkaar te laten werken. In een callcenter wordt bijvoorbeeld de beste klantenservice geleverd door menselijke werknemers. Aan de andere kant hebben callcenter medewerkers vaak moeite om de juiste klantgegevens en orderinformatie te bereiken en deze gegevens tijdens het gesprek te updaten. Hier worden vaak meerdere systemen voor gebruikt waardoor de handling lastig is. Wanneer je hier een digital workforce voor inzet, kunnen de software robots je personeel ondersteunen in het leveren van klantenservice.
De digital workforce kan groot zijn of klein. Ideaal gezien is het capabel om te groeien (of kleiner te worden) op aanvraag en afhankelijk van de eisen van je bedrijf. Maar wat zorgt ervoor dat je digital workforce snel kan aanpassen?
Schaalbaarheid komt van een combinatie van een flexibele automatiseringsoplossing en best practices in automatisering.
Leg een automatiserings fundering
Het bouwen van een effectieve digital workforce vereist de juiste software, de juiste mensen en de juiste houding.
Robotic Process Automation software moet geschikt zijn om klein te beginnen, met bijvoorbeeld een dagelijks rapport voor een enkele gebruiker, maar moet kunnen groeien om workflows binnen de hele organisatie uit te kunnen voeren, zonder dat hier enorme kosten voor moeten worden gemaakt. Je wilt natuurlijk niet je oplossing vervangen of aanvullende scripts moeten schrijven wanneer je automatiserings vereisten veranderen of uitbreiden.
Met de juiste software heb je de mogelijkheid om meer robots toe te voegen, oftewel meer fysieke of virtuele machines met je automatiseringssoftware erop geïnstalleerd naar behoefte. De nieuwe robots moeten snel een eenvoudig op kunnen worden gezet en kunnen worden aangepast.
De volgende stap is zeker weten dat je met de juiste personen werkt. Meestal betekent dit dat er gestart wordt met een individu of een klein kernteam van medewerkers die zich gaan bezighouden met de initiële automatiserings implementatie en dat is waar wij meestal in beeld komen. Onze medewerkers kennen de software en zijn bereid om te helpen met het uitbreiden van de automatisering binnen je organisatie. Hoe meer mensen binnen een organisatie weten wat de voordelen van automatisering kunnen zijn, des te makkelijker is het om je digital workforce op te schalen. De werknemers die over automatisering leren en nieuwe automatiseringsmogelijkheden vinden binnen de verschillende afdelingen, dat zijn de echte helden binnen het bedrijf!
De juiste instelling is strategisch, maar ook tactisch. Zo is het belangrijk om bij de start van het automatiseren van nieuwe processen niet te veel obstakels te hebben. Het mooie van RPA (Robotic Process Automation) is dat het eenvoudig te gebruiken is door iedereen en flexibel genoeg is om binnen elke afdeling te passen en te kunnen automatiseren.
Vaak horen we dat bedrijven niet te veel willen automatiseren omdat ze bang zijn dat een digitale workforce de menselijke banen overnemen, maar maak je hier geen zorgen om. De robots zijn er niet om banen over te nemen, maar bieden je personeel wel betere kansen door saaie, herhalende taken over te nemen. Hierdoor houdt je personeel tijd over voor belangrijkere zaken.
Identificeer automatiseringskansen
Wanneer je op zoek bent naar een automatiseringsoplossing, heb je waarschijnlijk al een idee over een proces dat je als eerste wilt stroomlijnen. Wanneer je moeite hebt om het hogere management te overtuigen van de noodzaak om Robotic Process Automation in te zetten, kan het een goed idee zijn om een snelle oplossing te maken om mee te beginnen. Automatiseer een paar taken met veel volume, waardoor er een paar uur per dag bespaard wordt.
Vanaf dit punt moet je beslissingen gaan maken hoe je wilt gaan schalen. Je moet je focussen op ‘Waar kan automatisering het grootste verschil maken’. Welke taken nemen op dit moment de meeste tijd van je personeel in beslag? Wat zou je het liefst verbeteren?
Denk ‘out of the box’. Elke afdeling is vaak bezig met individuele uitdagingen, maar de beste automatiseringskansen kunnen wel eens meerdere afdelingen of locaties tegelijk verbeteren. Soms is het handig om mensen en software robots samen te laten werken, zoals in het eerder genoemde callcenter voorbeeld, maar wees niet bang om een proces van begin tot eind te automatiseren indien mogelijk. Het doel is om het saaie, ‘robotwerk’ (constant terugkerende, gelijkblijvende taken) weg te halen van je vakkundigen om ze meer tijd te geven voor zaken die een menselijke touch nodig hebben.
Wees strategisch
Robotic Process Automation maakt het snel en eenvoudig om meer robots toe te voegen en meer processen te automatiseren. Toch is het altijd belangrijk om je ROI (Return on Investment) in de gaten te houden en er voor te zorgen dat deze zo optimaal mogelijk is. Een paar suggesties om je groeistrategie te behouden:
- Ontwikkel herbruikbare automatisering templates en proces documenten
- Laat je robots niet de menselijke inefficiënties nabootsen, maar optimaliseer je workflows voordat je gaat automatiseren.
- Het is eenvoudig om je automatische processen in te zetten en deze vervolgens te vergeten, maar zorg dat je altijd geregeld controleert of de workflow noodzakelijk is en is geoptimaliseerd.
De voordelen van een Digital Workforce
Software Robots zijn efficient en accuraat. Ze nemen geen vakantie op, geen ziektedagen en ze raken niet verveeld. Om je digital workforce op te schalen, hoef je geen nieuwe personeelsleden te rekruteren en op te leiden, en om af te schalen, hoef je geen personeelsleden te ontslaan.
Het beste van alles? Door een digital workforce in te zetten, kan je personeel werken aan projecten die zinvoller zijn en meer opleveren.
