Hoe vaak per dag gebruik jij, of een van je collega’s een applicatie of tool die ontwikkeld is door Microsoft om je werk te kunnen doen? Van Outlook inboxes tot Excel spreadsheets tot PowerShell scripts, Microsoft is altijd wel aanwezig op de werkplek. In feite ben je waarschijnlijk zo gewend aan het openen van deze Microsoft applicaties, dat je niet eens meer nadenkt over alle manieren waarop je deze taken zou kunnen automatiseren.
Maar het automatiseren van Microsoft applicaties is met Robotic Process Automation bijna kinderspel en kan leiden tot tijdsbesparing, foutreductie en een gestroomlijnde workflow. Hier zijn onze top 9 tips voor de automatisering van Microsoft applicaties.
1. Automatiseer Excel om vervelende rapportgeneratie en manipulatie te voorkomen
Verspreid door je hele organisatie zijn werknemers bezig met het kopiëren en plakken van data in Excel spreadsheets, en we weten allemaal hoe vervelend dat kan zijn. Het is niet alleen vervelend, maar ook riskant. Het typische Excel document zit zo vol met fouten dat een hoogleraar IT-management aan de universiteit van Hawaï deze spreadsheet fouten al een ‘pandemie’ noemde.
Weet je wie de creatie en manipulatie van spreadsheets snel en foutloos kunnen beheren? RPA Software Robots! Hier slechts een aantal van de zaken die Robotic Process Automation aankan:
Query een database en schrijf de data in een Excel rapport
Heb je geregeld een rapport nodig met de meest recente informatie om naar je stakeholders te sturen? Je kunt dit inplannen waardoor deze rapporten automatisch gegenereerd worden, zonder enige handmatige acties. Maar het werkt ook andersom! Je kunt je software robots inkomende excel documenten laten lezen en de inhoud hiervan direct in je database laten zetten.
Herformatteer en organiseer je data
Converteer je rapporten automatisch in diverse bestandsformaten, update de inhoud, voeg nieuwe kolommen toe, creeer PDF’s, print de rapporten en meer.
Draai bestaande macros
Excel automatisering wordt over het algemeen bereikt middels macros, maar macros zijn niet de beste lange termijn oplossing. Ze kunnen omslachtig zijn om te maken en je kunt eindigen met je bedrijfslogica verspreid over meerdere bestanden en dat is nu precies waar veel bedrijfseigenaren tegenaan lopen. Deze data moet niet verspreid zijn over meerdere bestanden, maar op een logische manier in een enkel document terug te vinden zijn. Een Robotic Process Automation oplossing kan je bestaande macros managen, zodat deze gegevens overzichtelijk kunnen worden aangeboden.
2. Automatiseer email processen in Outlook of Exchange
E-mail is van cruciaal belang in zoveel opzichten en processen, dat er bijna altijd wel een manier is waarop e-mail automatisering je activiteiten kan stroomlijnen. Zo kun je bijvoorbeeld e-mail meldingen ontvangen wanneer er bestanden beschikbaar zijn om te downloaden van een van je partnerwebsites, maar het voortdurend controleren of deze meldingen zijn aangekomen kost tijd, kostbare tijd. Of misschien ontvang je e-mails van klanten met vragen over de status van een zending. Het is dan niet alleen tijdrovend en vervelend voor een van je medewerkers om deze mail te zien, de status te controleren en de mail te beantwoorden, de vertraging binnen dit proces kan ook schadelijk zijn voor uw relatie met de klant. Allemaal zaken die middels Software Robots geautomatiseerd kunnen worden.
Binnen het Microsoft ecosysteem kan RPA worden gebruikt met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange. Een aantal van de zaken die je kunt automatiseren:
Monitor een inbox
Bespaar niet alleen jezelf, maar ook je hele team een hoop tijd door niet de hele tijd handmatig de inbox te hoeven controleren. Er zijn tal van manieren om een gemonitorde mailbox te gebruiken om andere geautomatiseerde processen te starten.
Beantwoord helpdesk aanvragen automatisch
Je kunt je RPA platform zo inrichten dat het specifieke soorten helpdesk aanvragen onderschept, zoals het aanmaken van nieuwe gebruikers, het opnieuw instellen van wachtwoorden en de automatische afhandeling van deze aanvragen. Dit neemt een last van je helpdeskteam weg en hierdoor stel je hen in staat meer tijd te besteden aan de complexe problemen waar een menselijke inbreng vereist is. Veelvoorkomende helpdesk systemen zoals Zendesk of ServiceNow kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in je geautomatiseerde e-mail processen.
Stuur documenten naar een Document Management Systeem of printer
De financiële afdeling ontvangt bijvoorbeeld grote hoeveelheden papieren facturen en het is is gewenst om deze facturen binnen een bepaalde tijd te behandelen. Je kunt tijd en een hoop papier besparen door een e-mailbox in te stellen waar de facturen op binnenkomen en deze automatisch door te sturen naar de financiële afdeling of een document management systeem om te laten verwerken. Heb je de papieren documenten echt nodig, dan kunnen de software robots de berichten inclusief bijlagen automatisch laten afdrukken zodra ze binnenkomen.
Exporteer gemarkeerde berichten en bijlagen vanuit Outlook
Met een drukke inbox kan het lastig zijn om te bepalen welke e-mails permanent moeten worden bewaard. Een handeling die eenvoudig geautomatiseerd kan worden middels Robotic Process Automation.
3. Manage andere Office 365 taken met automatisering
Of je nu een nieuwe automatisering aan het maken bent of bestaande macro’s en VB-scripts aan het plannen bent, er is een hele hoop dat je kunt doen met Microsoft Office/Office 365 taken en Robotic Process Automation software. Hier enkele voorbeelden:
Genereer en verspreid documenten
Je kunt een lijst met honderden of duizenden e-mail adressen maken en een gepersonaliseerde e-mail naar hen sturen op een regelmatige basis, of wanneer je zelf wilt met een druk op de knop.
Voeg meerdere dia-shows samen met PowerPoint ActiveX automatisering en converteer naar PDF.
4. Versimpel gebruikers on- en offboarding door Active Directory te automatiseren
Je bedrijf groeit en je bent enthousiast bezig om nieuwe werknemers aan boord te krijgen. De processen die er mee gemoeid zijn om mensen aan te nemen zijn complex en hebben betrekking op meerdere afdelingen en applicaties. Een belangrijk hulpmiddel bij het beheer van gebruikers is Active Directory van Microsoft. Door deze Active Directory taken te automatiseren kun je veel tijd besparen.
Maak nieuwe gebruikers
Je kunt de Active Directory gebruikersregistratie koppelen aan andere taken gerelateerd tot het aannemen van een nieuw personeelslid in een geautomatiseerde workflow. Bijvoorbeeld geautomatiseerd een helpdeksticket aanmaken, de gebruikersaccounts aanmaken bij gewenste zakelijke applicaties en deze gegevens geautomatiseerd naar de manager van het nieuwe personeelslid laten sturen. Dit alles zonder handmatige handelingen!
Behandel verander-verzoeken
Je kunt bijvoorbeeld geautomatiseerd verzoeken om wachtwoorden te wijzigen behandelen, maar ook gebruikers migratie en het verwijderen van accounts kunnen volledig worden geautomatiseerd.
5. Bevorder de samenwerking door SharePoint en OneDrive te automatiseren
Microsoft SharePoint is een krachtig samenwerkingsplatform voor bedrijven. De mogelijkheden van SharePoint, inclusief content management, samenwerking, zoeken en business intelligence werken samen om bedrijven snel te helpen reageren op veranderende bedrijfsbehoeften. SharePoint kan echter lastig zijn voor de gemiddelde gebruiker om in te navigeren, om nog maar te zwijgen over het onderhouden van je SharePoint site en het voortdurend uploaden en controleren van de status van je documenten, wat extreem tijdsintensief is.
SharePoint of bestandsdelings service OneDrive maakt samenwerking en het delen van de informatie snel en eenvoudig.
Upload en download SharePoint bestanden
Dit is met name handig wanneer je bijvoorbeeld dagelijkse rapporten wilt toevoegen aan SharePoint. Bestanden kunnen ook worden in- en uitgecheckt en automatisch worden geupdate.
Manage SharePoint gebruikers en groepen
Je kunt deze taak koppelen aan de geautomatiseerde onboarding-workflows waar we het in punt 4 over hebben gehad. Stel een gebruiker in Active Directory in en voeg hem of haar ook meteen toe aan een SharePoint groep.
Synchroniseer OneDrive bestanden naar een lokale map
Wanneer bestanden arriveren in je OneDrive Cloud account, kunnen ze automatisch worden gesynchroniseerd naar je PC of server.
6. Beheer klantrelaties met Dynamics CRM automatisering
Hoe sneller en eenvoudiger het is om toegang te krijgen tot klantinformatie, hoe eenvoudiger het is om een goede relatie met die klant te behouden.
Toegang en beheer van klantgegevens
Gebruik Robotic Process Automation om entiteiten in Dynamics in te voeren, bij te werken of te verwijderen, of om gegevens op te vragen met FetchXML.
7. Automatiseer bestaande PowerShell scripts - of vervang PowerShell
PowerShell is een krachtige scripttaal met een heleboel functionaliteit. Wanneer je PowerShell automatisering al gebruikt om taken te stroomlijnen, dan hoef je dat niet aan de kant te zetten. Je RPA software kan namelijk deze scripts managen en integreren in je bredere workflows. Maar misschien merk je uiteindelijk wel dat het misschien het meest efficiënt is om afscheid te nemen van PowerShell.
Voeg RPA functies toe aan PowerShell scripts
Zelfs als je eenvoudig zelf een PowerShell script kunt schrijven om een bepaalde taak aan tepakken, mist je custom automatiserings script waarschijnlijk features zoals automatische meldingen en foutafhandeling. Een RPA platform kan je bestaande scripts meenemen en een laag van enterprise niveau automatisering toevoegen.
Automatiseer zonder PowerShell
Je bent misschien een ervaren scripter, maar het uitbreiden van je team wordt eenvoudiger als je geen PowerShell experts hoeft in te huren. Robotic Process Automation kan elk proces dat kan worden gescript verwerken met behulp van een intuïtieve drag-and-drop interface.
8. Maak een stap naar de cloud met Azure automatisering
Automatiseer een hybride omgeving. Hoewel de meeste bedrijven tegenwoordig wel een soort cloud oplossing gebruiken, zijn er maar weinig die 100% op de cloud zijn gebaseerd. RPA kan elke toepassing automatiseren, zowel op locatie als in de cloud.
9. Automatiseer andere Microsoft applicaties
We zijn nog maar net begonnen met het bespreken van de mogelijkheden om Microsoft applicaties te automatiseren. Andere toepassingen die je mogelijk gebruikt en die kunnen worden gestroomlijnd met Robotic Process Automation zijn onder andere:
- Microsoft Access
- Microsoft Power BI
- Microsoft PowerApps
- Microsoft Hyper-V
- Microsoft Database Engine
Wil je weten hoe automatisering van Microsoft applicaties workflows binnen jouw bedrijf kan stroomlijnen? Vraag een demonstratie aan, dan komen we graag bij je langs om te laten zien wat RPA allemaal voor jouw organisatie kan betekenen.
