Gegevensbeveiliging is van groot belang voor moderne bedrijven. Daarbij hebben veel organisaties te maken met industriële standaarden en Europese regels zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kan lastig lijken om je data te beveiligen en te zorgen dat je bedrijfsprocessen aan de relevante wet- en regelgeving voldoen, vooral als je gebruik maakt van verschillende zakelijke applicaties. Dat is waarom het belangrijk is om te kiezen voor tools met ingebouwde beveiliging.
Voordat je een nieuwe applicatie kiest, moet je vaststellen of deze applicatie je gaat helpen bij de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, of dat het je processen juist complexer maakt. Biedt de tool je de mogelijkheid om de toegankelijkheid door verschillende soorten gebruikers te controleren? Houdt het de gebruikersgeschiedenis bij, en de veranderingen die in workflows worden aangebracht? Is er een herstelproces aanwezig om gegevensverlies te voorkomen? Een tool die is ontwikkeld met het oog op beveiliging geeft je de controle over de belangrijkste elementen met betrekking tot conformiteit, en helpt om de gegevens van je bedrijf privé te houden. Een robotic process automation (RPA) oplossing kan je helpen om de meest repetitieve werkzaamheden te automatiseren en het werk makkelijker en efficiënter te maken, zonder de veiligheid van je gegevens te compromitteren. Heb je snel rapporten nodig voor een audit? Een RPA oplossing kan die informatie automatisch verstrekken, zonder dat iemand privé gegevens hoeft in te zien.
Hieronder bespreken we een aantal belangrijke features die je nodig hebt om te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving.
Rolgebaseerde toegang
Als we het hebben over data-inbreuk, dan denk je waarschijnlijk aan een buitenstaander die binnen probeert te dringen. Maar een heel belangrijk aspect aan het beveiligen van je gegevens is weten wie er binnen jouw organisatie toegang heeft tot welke gegevens. Weet jij hoeveel gebruikers toegang hebben tot workflows en processen binnen je systeem? Als iemand van de boekhouding rapporten moet uitdraaien, heeft hij dan toegang tot alles of alleen tot de relevante taken en workflows? Als je niet de mogelijkheid hebt om de toegang voor je gebruikers te beperken, dan breng je je data in een zeer kwetsbare positie.
De juiste RPA tool maakt het makkelijk om de controle over je software omgeving te behouden. Toegang tot individuele taken of workflows kan worden gebaseerd op specifieke omstandigheden – een test, productiesysteem of specifieke applicatie. Je kunt de toegangsrechten baseren op functieomschrijving (ontwikkelaar, HR, finance, enz.) en uitsluitend toegang verlenen tot de applicaties en gegevens die de werknemers op een afdeling nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Het is ook mogelijk om toegang te verlenen op basis van individuele werkzaamheden, en beperkingen in te stellen voor wat een individuele gebruiker kan doen – wijzigingen aanbrengen, uitvoeren, alleen inzien, of helemaal niets. Rolgebaseerde toegang zorgt dat persoonlijke gegevens alleen toegankelijk zijn op een need-to-know basis. Privégegevens privé houden is een van de belangrijkste onderdelen van conformiteitsstandaarden zoals de AVG.
Gedetailleerde audit geschiedenis
Een goed beleid en regels om te voldoen aan de vereisten van auditors is nog maar het begin – je moet je conformiteit ook kunnen aantonen! Beleidslijnen dienen gedocumenteerd te worden, en er moet een overzicht zijn van eventuele uitzonderingen. Zonder een systeem dat die documentatie automatisch genereert, zul je een hoop tijd en energie kwijt zijn om alles te verzamelen wanneer er ineens auditors op de stoep staan.
Een Robotic Process Automation oplossing is automatisch en zelf-documenterend. Alle acties worden bijgehouden op datum, tijd en gebruiker. Dat geldt ook voor eventuele uitzonderingen of gebeurtenissen (zoals bijvoorbeeld een data-lek of downtime) die gerapporteerd moeten worden voor conformiteit. Daarbij kun je logs van al je belangrijke datapunten genereren en deze op één centrale locatie opslaan. Het bijhouden van een gedetailleerde geschiedenis van wat er op je systemen gebeurt helpt je om inzicht te krijgen in waar er iets fout is gegaan of waarom een procedure niet gevolgd is. Zo weet je ook hoe je problemen en verkeerd gebruik kunt voorkomen.
Calamiteiten herstel
Een calamiteiten herstelproces kan je beschermen tegen rampen zoals overstromingen en brand. Maar het kan je ook helpen om de downtime die veroorzaakt wordt door dagelijkse problemen te beperken. Downtime kan vervelend zijn wanneer je (tijdelijk) geen toegang hebt tot de gegevens die je nodig hebt om een taak te voltooien.
Een RPA oplossing kan je helpen om heel eenvoudig calamiteiten herstelprocessen op te zetten die automatisch geactiveerd worden, ongeacht het soort problemen dat er ontstaan. Je kunt gegevensoverdracht naar een standby server activeren wanneer dat nodig is, en testomgevingen op afzonderlijke hosting systemen installeren. Het exporteren en importeren van workflows van het ene systeem naar het andere is heel simpel.
Tot slot
De juiste RPA tool is een veilige oplossing die je kan helpen met naleving van zowel de AVG als industriële standaarden, en tegelijkertijd zorgt dat je gegevens beschermd zijn – wat er ook gebeurt.
Een Robotic Process Automation tool inzetten
Wil je ook voor jouw organisatie een Robotic Process Automation tool inzetten om processen en workflows te automatiseren? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag jouw organisatie AVG-proof te maken en je data te beschermen!
