Automatisering wordt vaak gezien als een tool die eigenlijk alleen geschikt is voor grote bedrijven. Eigenaren van kleine bedrijven en werknemers lijken vaak te geloven dat het eenvoudiger is om zelf business processen te managen. Ze hebben het immers altijd op deze manier gedaan, dus waarom zouden ze moeten veranderen?
Om eerlijk te zijn, kan het niet automatiseren van bedrijfsprocessen de groei van een klein bedrijf hinderen, terwijl Robotic Process Automation software het bedrijf kan helpen om uit te breiden en te concurreren met de grote jongens.
Business Process Automation is goed voor groei
Martin Zwilling schrijft in Forbes dat een van de sleutels tot een schaalbare startup is om te ‘automatiseren tot de max’. Hij adviseert bedrijven om al vroeg in het proces te kijken naar het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Handmatige processen kunnen vaak prima worden uitgevoerd en krijgen zaken geregeld wanneer een bedrijf nieuw is en het is eenvoudig om aan te nemen dat dezelfde processen altijd zullen blijven werken. Maar bedrijven ervaren groeipijnen. Wanneer de organisatie uitbreidt, worden er nieuwe processen toegevoegd. Meer werknemers worden aangenomen waardoor de kans op miscommunicatie groter wordt. Extra rapporten moeten op dagelijkse basis worden gegenereerd om iedereen van alles op de hoogte te houden. Nieuwe bedrijfsdoelen vereisen de implementatie van nieuwe technologie, waardoor er een omgeving ontstaat van verschillende applicaties en systemen. Zoals je snapt is het onmogelijk voor een persoon of zelf voor een afdeling om al deze chaos bij te houden. Uren gaan per dag verloren en menselijke fouten liggen altijd op de loer en zo wordt de bedrijfsgroei geremd.
Robotic Process Automation software kan bedrijfsprocessen stroomlijnen en maakt een eind aan al de wanorde. Alle bedrijfsprocessen kunnen worden gemanaged en worden gemonitord en menselijke fouten zijn direct geëlimineerd, want een software robot maakt nooit fouten. Voeg je een nieuwe applicatie toe aan je omgeving? Dan kan je ook dat eenvoudig toevoegen aan de bedrijfsprocessen en zullen de robots ook deze software probleemloos kunnen bedienen.
Wanneer een klein bedrijf automatisering toepast, maakt het niet alleen bestaande processen efficiënter, maar bereidt het zich ook voor om processen te automatiseren in de toekomst, waar ze nu nog geen weet van hebben.
Robotic Process Automation houdt IT middelen in stand
Als een klein bedrijf, beschik je hoogstwaarschijnlijk niet over een enorm IT-team. Het laatste wat je wilt is dat je personeel volledig gebukt gaat onder een enorme last van handmatige werkzaamheden om het bedrijf draaiend te houden, of dat je hiervoor nieuw personeel moet aannemen. RPA minimaliseert de tijd die gespendeerd wordt aan herhalende dagelijkse processen, waardoor de IT afdeling tijd over heeft om je bedrijfsdoelen te kunnen behalen.
Zodra een groeiend bedrijf zich realiseert dat ze processen moeten gaan automatiseren, stappen veel bedrijven in de valkuil dat ze custom code moeten schrijven om zaken te automatiseren. Het lijkt misschien een goed idee om niet te investeren in kwaliteits automatiseringssoftware, maar dat kan riskant zijn voor je bedrijf. Custom scripts zijn vatbaar voor fouten en wanneer ze falen, is er geen support hotline die je kunt bellen om de kostbare downtime zo kort mogelijk te kunnen houden. En ben je een klein bedrijf waar slechts een werknemer de custom scripts begrijpt, wat doe je dan wanneer deze werknemer je bedrijf verlaat?
RPA bespaart tijd voor zaken die er echt toe doen
Mensen zijn gek op kleine bedrijven vanwege de individuele kwaliteitszorg die ze aan hun klanten bieden, maar wanneer het bedrijf groeit kan het lastig zijn om de tijd en middelen te vinden om die hoge standaard vol te houden. Het automatiseren van tijdrovende taken levert meer tijd op om te spenderen aan persoonlijke interactie met klanten. Bovendien helpt het geautomatiseerd verzamelen van klantdata en het uitdraaien van rapporten je om je klant beter te begrijpen.
Robotic Process Automation zorgt er ook voor dat je meer tijd kunt besteden aan de strategie voor je bedrijf, belangrijk als je graag wilt dat je bedrijf groeit.
Software Robots die taken foutloos voor je uitvoeren
Ga je automatiseren middels Robotic Process Automation, dan nemen Software Robots saaie, repeterende taken over van je personeel. De uitvoering van deze handelingen is vanaf dit moment niet meer vatbaar voor menselijke fouten en zal dan ook foutloos worden geregeld dankzij de software robots. Doordat deze robots niet te maken hebben met menselijke emoties zoals verveling of stress, maken ze geen fouten tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden en kunnen ze keer op keer, uren achter elkaar exact dezelfde handeling voor je uitvoeren.
Zorg dat je niet de laatste bent die automatiseert
De Computing Technology Industry Association (CompTIA) heeft in 2014 een studie gedaan naar automatisering binnen kleine bedrijven (met minder dan 100 werknemers) en de uitkomst van dit onderzoek toonde aan dat er een ‘significante’ stijging is in het gebruik van Robotic Process Automation in de voorgaande 2 jaar binnen deze kleinere bedrijven.
Je concurrent - groot en klein - automatiseert. Automatiseer jij?
