Hoe werkt een Document Management systeem?

In onze vorige blogpost hebben we het gehad over document management en wat dat precies inhoudt. In dit artikel gaan we verder in op document management systemen.

Document management systeem

Een document management systeem, ook wel DMS genoemd, is een systeem om documenten op te slaan en bij te houden. Oorspronkelijk was het een manier om papieren documenten om te zetten in digitale documenten, waardoor DMS soms een digitale dossierkast wordt genoemd, maar het is tegenwoordig veel meer dan dat.

Een document management systeem is een manier om handmatige processen te automatiseren door de inzet van software robots, onderdeel van Robotic Process Automation. Dit maakt het tot een essentieel onderdeel van de digitale transformatie van een elke organisatie. Maar hoe werkt een document management systeem?

Het verzamelt documenten, slaat documenten op en het verspreid documenten.

Hoe? Dat lees je hier.

Document management systemen moeten documenten kunnen verzamelen vanaf elke bron, dat heet document capture. Dit is de mogelijkheid om documenten op te slaan, zodat je ze later weer terug kunt vinden. Over het algemeen betekent dat indexeren. Indexeren is een manier om documenten te classificeren, je voegt termen toe aan de metadata van het document, zoals een ordernummer of een klantnummer. Deze indexes zorgen ervoor dat het bestand in een later stadium eenvoudig terug te vinden is.

Wanneer goed uitgevoerd, zorgt document capture er voor dat je elk document morgen, maar ook over tien jaar altijd nog eenvoudig terug kunt vinden. 

Hogesnelheids scanners zijn lange tijd gebruikt om papieren documenten in te scannen en deze zo te digitaliseren. Maar het scannen van een bestand alleen is niet genoeg. 

Een document management systeem zou het document van de scanner moeten halen en indexes aan het document moeten toevoegen zoals een ordernummer. 

Het indexeren van papieren documenten kan handmatig worden gedaan, maar het kan ook worden geregeld via Enterprise Resource Planning (ERP) scherm integratie, zone optical character recognition (OCR), barcoding, of door gebruik te maken van slimme verwerkingssoftware.

E-mail berichten, en de bijbehorende bijlagen, zijn een groot onderdeel van het voeren van een bedrijf tegenwoordig. Het ontvangen van belangrijke documenten via e-mail, zoals facturen is meer regel dan uitzondering. Een document management system biedt je de mogelijkheid om deze berichten, inclusief de bijlagen direct te verzamelen.

Bedrijfssystemen genereren rapporten. Deze rapporten kunnen overal over gaan, van de voorraad in het warenhuis tot de sales trends. Door gebruik te maken van een document management system, worden deze rapporten automatisch verzameld en op de juiste plaats opgeslagen. Dat helpt je met het beschikbaar maken van deze documenten voor de juiste personen, zoals je manager van het warenhuis of het salesteam.  

Als toevoeging op de systeem gegenereerde rapporten, heb je misschien ook andere applicaties die documenten produceren. Denk hierbij aan CRM systemen of ERP (Enterprise resource planning) systemen. 

Ook deze documenten kan je direct importeren middels het document management systeem, wat het eenvoudiger maakt om de documenten op de juiste plaats te krijgen.

Document management systemen hebben een centrale plek nodig waar alle documenten worden opgeslagen. Dit is cruciaal om documenten die overal vandaan komen te kunnen managen, om meerdere redenen.

Werknemers hebben direct toegang nodig tot documenten, waar ze ook zijn en wanneer ze er ook bij willen. Bedrijfsdocumenten en rapporten worden immers dagelijks gebruikt om beslissingen te nemen. 

Met een document management systeem kunnen werknemers altijd en waar ze ook zijn bij alle documenten die ze nodig hebben. Dat kan zowel lokaal, als met een cloud-oplossing.

De centrale opslag van documenten zou voor zowel statische als dynamische content moeten worden gebruikt. Statische content zijn de documenten die dagelijks door je bedrijf worden geproduceerd, zoals facturen en verkooporders. Dynamische content omvat formulieren, webpagina’s en e-mails.

De veiligheid van je documenten is net zo belangrijk als de centrale toegang tot je documenten. Een document management systeem biedt je hoofdzakelijk veiligheid op 2 manieren:

Ten eerste omvat een document management systeem versiebeheer. Bij sommige documenten moet je de mogelijkheid hebben revisies te maken wanneer je een document bekijkt, maar je wilt deze revisies ook weer ongedaan kunnen maken als daar een fout in is gemaakt. Dat betekent dat er moet worden bijgehouden welke wijzigingen wanneer zijn doorgevoerd.

Ten tweede bevat een document management systeem permissies, waarmee je de controle over de toegang tot je documenten behoudt. Dit houdt in dat je er voor kunt kiezen wie bij welke documenten kan. Zo kun je bepalen wie er mag bewerken, mag inzien, mag verplaatsen of verwijderen.

Document management systemen moeten snel bestanden kunnen ophalen en distribueren. Dit is belangrijk om zeker te zijn dat je bij je bestanden kunt en deze kunt delen.

Het ophalen van documenten moet snel en eenvoudig gaan, anders is het zinloos. Wanneer een klant belt met een vraag over een factuur voor een dienst die ze bij je hebben afgenomen, moet je servicemedewerker binnen zo snel mogelijke tijd de juiste factuur kunnen terugvinden.

Document management systemen bieden zoekmogelijkheden zodat je een bestand met 1 zoekwoord kunt terugvinden. Dit komt door de indexing, waar we het eerder over hadden. Het gebruiken van de juiste indexes is dan ook belangrijk om er voor te zorgen dat je documenten kunt ophalen.

Door gebruik te maken van een document management systeem kunnen je klantenservice medewerkers vragen binnen luttele seconden beantwoorden, waardoor je klant blij is en je personeel productiever.

Documenten distribueren is een essentieel onderdeel van elk document management systeem. Het is de manier waarop je documenten naar klanten, inkopers en personeel kunt sturen. Document management systemen bieden je de mogelijkheid om documenten te verspreiden op welke manier dan ook, bijvoorbeeld via e-mail of FTP. 

Het distribueren van de documenten, dat is pas het begin! Het systeem moet namelijk ook digitale bedrijfscontent kunnen verwerken, waaronder workflows. Het geeft je namelijk niet alleen de mogelijkheid documenten te automatiseren, maar ook handmatige processen en workflows.

Het automatiseren van handmatige processen is simpel. Je moet het systeem alleen goed instellen. Bijvoorbeeld wanneer je een factuur ontvangt, kan deze automatisch worden doorgestuurd naar je facturatiesysteem, waar de factuur wordt gematcht en betaald. Wanneer het systeem in dit proces een fout ontdekt, wordt er een notificatie gestuurd. Anders wordt de factuur direct voldaan, wat betekent dat je geen facturen meer door goedkeuringsprocessen hoeft te sturen. 

Het integreren van je document management systeem en je ERP is een goede manier om workflows te automatiseren. Wanneer een order in je ERP verschijnt, wordt er een workflow getriggerd in je document management systeem. Deze workflow zal de order door het goedkeuringsproces leiden en de order volledig geautomatiseerd uitvoeren.

Het document management systeem moet je leven verbeteren en daarnaast het leven verbeteren van iedereen binnen je organisatie. 

Niemand wil dag in dag uit dezelfde alledaagse taken uitvoeren. Een document management systeem kan deze taken van je werknemers overnemen. 

Dat betekent dat je tijd bespaart, niet alleen bij het opslaan, maar ook bij het binnenhalen en distribueren van documenten. Het geeft jou (en je werknemers) meer tijd om te focussen op het werk dat er toe doet, zoals het ontwikkelen van een goed nieuw product.

Vandaag de dag is personeel steeds mobieler, dus moet je personeel met de benodigde documenten kunnen werken, wanneer en waar ze ook zijn. Met een document management systeem biedt je jouw personeel die mogelijkheid. Bovendien kunnen ze wanneer een klant belt met vragen over een order direct de juiste informatie boven halen en de klant snel beantwoorden.

Beveiliging veroorzaakt de meeste bezorgdheid binnen organisaties overal ter wereld. Je druk maken om de beveiliging van je bedrijfsdocumenten zorgt bij veel organisaties voor slapeloze nachten. Door een document management systeem in te zetten zorg je voor gemoedsrust. Dankzij de beveiligingsfuncties is het niet meer nodig om je zorgen te maken over bestanden die ineens zijn verdwenen.

Je bedrijf groeit, dus de hoeveelheid documenten binnen je bedrijf groeit ook. Moet je daar niet in meegroeien? Een document management systeem kan de dagelijkse sleur van herhalende taken van je overnemen, waardoor je tijd overhoudt voor belangrijkere werkzaamheden en je meer tijd hebt om te groeien met je organisatie. 

We zijn gespecialiseerd op het gebied van automatisering en de inzet van software robots. Wil je een document management systeem opzetten binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op, want ook binnen jouw organisatie is ongetwijfeld veel tijdwinst te behalen! 

Neem contact op