Iedereen in het bankwezen, zelfs bij kleine banken en kredietverstrekkers, hoort mensen praten over Robotic Process Automation (RPA). Maar wat is nu de beste manier om RPA met bankieren te integreren?
Klein beginnen
In de eerste instantie lijkt automatisering een hele onderneming. Het roept vragen op zoals:
- Is RPA wel geschikt voor kleine banken en kredietverstrekkers?
- Wat kunnen we automatiseren?
- Waar moeten we beginnen?
- Hoe voorkomen we dat het ons werk overneemt?
Je zou kunnen proberen om elk proces te automatiseren, maar dat is niet verstandig. In plaats daarvan kun je beter klein beginnen. Het draait om het selecteren van de juiste taken en processen om te automatiseren. En om het controleren van bestaande processen, om jezelf ervan te verzekeren dat je geen proces automatiseert dat eigenlijk beter vervangen zou kunnen worden.
Gerichte processen
Laat je niet overweldigen door alle mogelijkheden maar begin klein, met een aantal gerichte processen die je een snelle ROI geven. Het werkt niet als je probeert alle processen tegelijk te tackelen, zonder een heldere richting voor ogen te hebben. Door klein te beginnen kun je de waarde van je RPA-oplossing bewijzen en werknemers laten zien dat RPA een partner is, niet een bedreiging. En het biedt je een paar belangrijke voordelen:
Door het verbeteren van de veiligheid (minder mensen die gevoelige gegevens verwerken), het reduceren van de tijd die gespendeerd wordt aan repetitieve, handmatige werkzaamheden, en het elimineren van fouten profiteer je van een concurrentieel voordeel.
Omdat je werknemers geen tijd meer hoeven te verspillen aan saaie, handmatige, overbodige taken, kunnen zij zich focussen op klanten – en dat is waarom mensen de voorkeur geven aan kleine banken en kredietverstrekkers; om met mensen te kunnen praten en te weten dat ze meer zijn dan alleen een nummer.
Automatiseren van auditrapporten
Elke bank, ongeacht hoe groot deze is, moet voldoen aan verschillende regelgevingen en wordt daar ook op gecontroleerd. Een van de eerste processen om te automatiseren zijn bijvoorbeeld auditrapporten. Met RPA kun je taken creëren voor audits, transactie recensies, conformiteitscontroles voor leningen en stortingen en andere belangrijke processen:
- Inwerkprocessen
- Veiligheidscontroles
- Controles voor verlopen contracten
- Controles voor inactieve gebruikers
- Gebeurtenislogboeken
- Het opstellen van nalevingsrapportages
Hoewel dit soort rapportages van essentieel belang zijn voor een bank, is het makkelijk om ze te vergeten wanneer ze handmatig uitgedraaid moeten worden. En je wil niet achterlopen op het moment dat er een controleur op de stoep staat. Je eerste winst bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt ook dat je klaar bent voor controles; je kunt regelmatig rapporten inplannen zonder menselijk ingrijpen.
Helpdesk automatisering
Elke bank heeft een helpdesk of servicedesk voor IT-problemen. Het is natuurlijk niet de bedoeling om alle tickets te automatiseren. Maar het implementeren van RPA voor een aantal veelvoorkomende problemen met een voorspelbare oplossing, vermindert het aantal e-mails dat naar de IT-afdeling wordt verstuurd en helpt problemen van gebruikers sneller te verhelpen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het opnieuw instellen van wachtwoorden
- Het installeren van updates en patches
- Het opnieuw opstarten van servers
Processen om te controleren of de mail werkt, om te checken of het internet het doet, en om langzame applicaties te identificeren, kunnen ook geautomatiseerd worden. Als deze processen op regelmatige basis gedraaid worden, kunnen problemen worden geïdentificeerd én opgelost - nog voordat iemand de kans krijgt om contact op te nemen met de helpdesk.
Automatiseren van de dagelijkse balansopmaak
De beste use cases voor RPA zijn repetitieve processen, zoals bijvoorbeeld het dagelijks opmaken van de balans. Als je meerdere keren per dag of per week specifieke processen moet draaien en moet wachten tot er één taak voltooid is voordat je verder kunt met de volgende stap, dan is dat een goed proces om te automatiseren.
Om een voorbeeld te geven: Stel, je moet twee keer per dag op een website inloggen, de totalen van de pagina halen, een bestand van de website downloaden, het bestand naar een netwerkmap uploaden, een rapport genereren en de cijfers op de webpagina en in de rapporten vergelijken om te zorgen dat ze overeenkomen. Je kunt al die handmatige stappen elimineren door het hele proces te automatiseren en vooraf de verschillende mogelijkheden binnen de RPA taak in te stellen.
Procesverbetering met Robotic Process Automation
Het automatiseren van processen met RPA zorgt niet alleen dat je minder handmatige werkzaamheden hebt. Het kan ook processen verbeteren door het gebruik van een API om direct verbinding te maken met een gegevensbron – iets dat mensen niet kunnen doen.
Door te beginnen met het automatiseren van kleine, ogenschijnlijk onbeduidende processen, kun je geleidelijk aan andere processen binnen je onderneming optimaliseren. Dit geeft je het momentum dat je nodig hebt om te blijven verbeteren.
Hoe identificeer je processen om te automatiseren?
De hierboven genoemde processen zijn een goede plek om te beginnen met RPA in het bankwezen. Wanneer het tijd is om andere processen te evalueren, hou dan rekening met de volgende factoren:
- Tijdbesparing: Hoeveel tijd zal je team besparen als ze deze taak niet meer handmatig hoeven uit te voeren?
- Belang: Hoe belangrijk is dit proces voor de onderneming? Helpt het je om tijd te besparen en meer omzet te genereren?
- Fouten: Hoe groot is de kans op menselijke fouten binnen dit proces? Welke impact hebben fouten op de onderneming?
- Moeite om te automatiseren: Kost het meer moeite om te automatiseren dan om de taak uit te voeren?
- Urgentie: Hoe snel moet deze taak geautomatiseerd worden om van voordelen te kunnen profiteren?
- Levensduur van automatisering: Kun je deze taak opnieuw gebruiken? Kun je er vaker van profiteren of kun je er echt maar één keer gebruik van maken?
Tot slot
Als het aankomt op RPA in het bankwezen, dan is klein beginnen de sleutel tot succes. Het gaat erom dat je mensen doen wat alleen mensen kunnen doen, en dat software robots doen wat mensen niet willen doen (en waar ze fouten in kunnen maken). Begin met een paar simpele processen zodat je team eraan kan wennen om met robots samen te werken. Op deze manier zullen je werknemers automatisering zien als een manier om hen te helpen, in plaats van een bedreiging.
