Wanneer je voor het eerst hoort over de voordelen van Robotic Process Automation (RPA) – meer productiviteit en verbeterde nauwkeurigheid – zal de verleiding om er met twee benen tegelijk in te stappen erg groot zijn. RPA-software helpt bedrijven om repetitieve, handmatige werkzaamheden te automatiseren. Zo wordt de werklast verlicht en kun je je focussen op de werkzaamheden met een hogere toegevoegde waarde. Waarschijnlijk staan er nu veel taken op je to-do lijst die je graag zou overdragen aan software robots.
Maar de beste manier om met RPA aan de slag te gaan is om één aandachtsgebied uit te kiezen, dat te stroomlijnen, en daarna pas verder te gaan met andere afdelingen of processen binnen je organisatie. Zodra je resultaten begint te zien en je je collega’s enthousiast hebt gemaakt over de voordelen van RPA, ben je beter in staat om je RPA-strategie uit te breiden. In dit artikel bespreken we zes belangrijke gebieden die je kunt kiezen als startpunt voor het toepassen van een RPA-oplossing op de werkvloer.
#1. Automatisering van IT-diensten
Als je weer een herinnering krijgt dat je je wachtwoord moet veranderen, is dat voor jou zo geregeld. Maar achter de schermen is het je IT-team dat verantwoordelijk is voor het realiseren van een dergelijke wijziging – en niet alleen voor jou, maar voor je hele organisatie. Je IT-team zou ook aan belangrijkere projecten kunnen werken, in plaats van die eenvoudige taken keer op keer uit te voeren. Met RPA-software kun je reacties op veelvoorkomende verzoeken, zoals het veranderen van wachtwoorden, volledig automatiseren. RPA is een oplossing die ook systemen kan monitoren en automatische, real-time meldingen van problemen geeft om je IT-diensten te analyseren. Zo kan je IT-team meer tijd besteden aan het aan de praat houden van je systemen.
#2. Automatisering van Personeelszaken
Voor medewerkers van Personeelszaken hoort alles te draaien om mensen – om het rekruteren en trainen van mensen, en zorgen dat ze succes hebben binnen je onderneming. Maar in plaats daarvan moeten die deskundige medewerkers vaak hun dagen met papierwerk doorbrengen. Software robots kunnen Personeelszaken assisteren met veel van de taken die ze voor elke nieuwe werknemer moeten herhalen. Een RPA-oplossing kan veel van deze gebruikersregistratie processen automatiseren en integreren met Active Directory voor snelle inwerkprocedures, overdrachten en accountmanagement. Je kunt ook data verzamelen uit sollicitatie- en uitkeringsformulieren, automatisch e-mails versturen naar managers, en elke workflow binnen de levenscyclus van de werknemer integreren. Dit biedt de mensen in het HR-team de vrijheid om te doen wat ze het beste kunnen – met mensen werken.
#3. Automatisering van data extractie
Als je grote data volumes moet verwerken, kan een RPA-oplossing de lacunes tussen je zakelijke applicaties of databases overbruggen, en het verwerken van data vergemakkelijken. Gebruik de kracht van data met bots die data van verschillende bronnen extraheren, manipuleren en benutten, zowel op locatie als in de cloud. RPA-software kan integreren met webbrowsers, CSV, databases, Microsoft Excel en zelfs e-mailprogramma’s als Microsoft Exchange of Gmail. Gebruik RPA-software om snel een workflow te bouwen die een tabel in een database uitleest, de content samenvat en de gegevens naar een tweede database tabel overschrijft, terwijl het indien nodig onderweg met andere data wordt samengevoegd. Op die manier kun jij je focussen op het analyseren van je data, in plaats van je tijd te verspillen aan het ordenen ervan.
#4. Automatisering van claimverwerking
Nauwkeurigheid en snelheid zijn van essentieel belang bij het verwerken van claims. Maar claims kunnen ook een hoop papierwerk met zich meebrengen, om nog maar niet te spreken over de ingewikkelde, foutgevoelige workflows die een hoop tijd in beslag kunnen nemen. Laat Robotic Process Automation elke stap in je claimverwerking workflow stroomlijnen – het verwerken van formulieren, het valideren van de subsidiabiliteit, het versturen van berichten en het uitvoeren van betalingen. Bovendien kan de nauwkeurigheid die een software robot biedt vrijwel alle menselijke fouten elimineren. Zo kun je claims niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger verwerken.
#5. Automatisering van crediteuren
Niemand wordt blij van vertraagde betalingen. Wanneer leveranciers betaalt moeten worden moet je efficiënt en tijdig handelen, en dat kan voor een hoop werkdruk zorgen. RPA-software kan automatisch facturen verwerken zodra deze binnenkomen – of dat nu in je inbox is, of in de vorm van een gescand formulier – en de data die je nodig hebt extraheren en manipuleren. Ook kun je custom workflows opzetten om de unieke crediteuren-workflows van je organisatie te beheren. Zodra je dit soort processen automatiseert, verhoog je de nauwkeurigheid en efficiëntie en kun je zorgen dat iedereen op tijd betaald krijgt.
#6. Callcenter automatisering
Callcenter medewerkers hebben één doel – het verlenen van een superieure klantenservice. Om dit te realiseren moeten zij zoveel mogelijk informatie over elke klant tot hun beschikking hebben, nog voordat het telefoontje wordt beantwoord. Heb je klantgegevens op meerdere locaties staan? Een RPA-workflow kan snel toegang verkrijgen tot meerdere systemen (zoals een CRM of ERP) om de bestelgeschiedenis en andere gegevens op te halen, te analyseren en te verwerken. Software robots kunnen ook automatisch bestellingen inschieten, zodat je callcenter medewerkers dat niet handmatig hoeven te doen. Bespaar je callcenter medewerkers tijd door te zorgen dat de informatie die ze nodig hebben voorhanden is, en door gegevensinvoer te automatiseren. Op die manier kunnen zij zich concentreren op het helpen van klanten.
Tot slot
Als je aan de slag gaat met RPA-software, is het belangrijk om een degelijke RPA-strategie en een doordacht stappenplan te hebben. Investeer je energie in het stroomlijnen van één aandachtsgebied, en breid daarna pas uit naar andere workflows en afdelingen. Als je benieuwd bent naar de voordelen van een RPA-oplossing voor jouw onderneming, neem dan contact met ons op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden!
