Het bijhouden van een betrouwbare database met klantgegevens is de sleutel tot goede klantrelaties. Dat is de reden waarom veel bedrijven vertrouwen op customer relationship management (CRM) systemen, zoals Salesforce, Microsoft Dynamics, Siebel of Oracle. Of je CRM zich nu op locatie of in de cloud bevindt, robotic process automation (RPA) software kan je CRM automatisch bijwerken met de meest actuele informatie. RPA neemt de repetitieve taken van het onderhouden van je CRM over en automatiseert deze om te zorgen dat de informatie in je CRM gesynchroniseerd is met belangrijke zakelijke applicaties zoals een ERP. Dit bespaart jou een hoop tijd - tijd die je dan kunt besteden aan het werven van nieuwe klanten of het ondersteunen van bestaande klanten.
Waarom CRM integreren en automatiseren?
Bedrijven vertrouwen voor hun dagelijkse werkzaamheden op een breed scala aan belangrijke zakelijke applicaties. Met al die individuele systemen is het van cruciaal belang om een centrale informatiebron te verstrekken. CRM-systemen maken dat mogelijk, maar daarom is het des te belangrijk om de juiste informatie in je CRM te krijgen. Als al je verkopers alles bijhouden in een spreadsheet en slechts één keer per maand verslag uitbrengen, zou je het zicht op hun potentiële klantenbestand verliezen. Ook zou je dan niet in staat zijn om bij te houden waar de kansen liggen.
Laat je kostbare klantgegevens niet vastzitten in je verschillende zakelijke applicaties, of bij verschillende gebruikers. Door applicaties met je CRM te integreren en automatisch te updaten, zorg je dat alles meteen op dezelfde en de juiste plek terecht komt.
Use Cases van CRM-automatisering
Eén van de beste redenen om CRM-automatisering toe te passen is om een efficiëntere klantenservice te kunnen bieden. Help je klantenservice afdeling om alles wat er gebeurt op één plek in de gaten te houden. Veel bedrijven hebben hun verkopen en bestelinformatie in hun ERP-systeem staan, maar niet in het CRM. Je kunt dit proces automatiseren en het ERP-systeem gegevens naar je CRM laten versturen om een bedankmail te triggeren, of een verkoper een melding te sturen om even achter een klant aan te bellen. Geautomatiseerde communicatie tussen disparate systemen kunnen de kwaliteit van je klantenservice verbeteren door iedereen gedurende de klantlevenscyclus automatisch op de hoogte te houden.
Automatisering zorgt dat casemanagement, zoals het tracken van klant tickets, gemakkelijker wordt en dat alles naadloos met je CRM integreert. Je kunt bijvoorbeeld de input automatiseren van offertes, bestellingen, verzendingen en nog veel meer. Deze automatisering zorgt dat je klantenservice medewerkers niet meer achter de feiten aan hoeven te rennen en de gegevens van het ene naar het andere systeem hoeven over te zetten, waardoor ze meer tijd overhouden voor belangrijke werkzaamheden, zoals het daadwerkelijk te woord staan van je klanten. Het is ook heel gemakkelijk om contractbeheer te automatiseren. Door de vervaldata van documenten en contracten te tracken en een tijd gebaseerde trigger in te stellen, kun je automatisch een proces opstarten dat leveranciers of klanten op de hoogte brengt van verlengingen.
RPA integratiemethodes
Er zijn veel ingangspunten om RPA-software met je CRM te integreren. Drie van de meest gebruikte opties staan hieronder:
- Het gebruiken van een API of webdienst is de meest efficiënte en makkelijke manier om je systemen met elkaar te verbinden. De meeste CRMs, zoals Salesforce en Microsoft Dynamics, zijn met deze mogelijkheid uitgerust.
- Direct met je database integreren is niet zo’n efficiënte methode als het gebruiken van een API. Maar het kan wel werken, zeker met interne systemen waarbij je weet dat je veilig met de database kunt interageren.
- Gebruikersinterface automatisering werkt wanneer er geen APIs zijn en je informatie van een Windows desktop of webbrowser wilt halen om tijd op data invoer te besparen.
Uiteindelijk bepalen je organisatie en je processen wat de beste benadering voor automatisering is. Wil je meer weten over de mogelijkheden om te automatiseren, neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder en onze software robots staan klaar om voor je aan de slag te gaan!
