Het behouden van werknemers wordt steeds lastiger en dit is een belangrijke stressfactor bij werknemers van de HR afdeling. Door HR werkzaamheden te automatiseren, kun je je HR medewerkers laten focussen op het behoud van je personeel, en dat kan onder aan de lijn een grote impact hebben.
Maar waar moet je beginnen met het automatiseren van HR? Dat ligt natuurlijk aan je HR afdeling en hun behoeften, maar we noemen toch een aantal gebieden binnen HR die zeer geschikt zijn om te automatiseren middels Robotic Process Automation.
1. Hoe je HR documenten ontvangt
Hoe ontvang je documenten en formulieren van je werknemers? Er bestaat een grote kans dat je dit soort zaken vaker digitaal ontvangt dan op papier.
Papier is op zijn retour binnen HR en veel HR afdelingen zijn op zoek naar manieren om het papierspoor te elimineren voordat het eigenlijk is begonnen.
Het personeel heeft een ‘lifecycle’ en deze lifecycle moet worden gemanaged. Dit is een eindeloze taak, want tot het moment dat het personeelslid vertrekt, moeten de gegevens worden bijgehouden. Er zijn ‘eenmalige’ gebeurtenissen, zoals het aangenomen worden, of ontslagen worden, die natuurlijk onderdeel zijn van de Lifecycle. Voortgangsgesprekken en beoordelingen komen en gaan en al de documenten die deze zaken bijhouden moeten op elk moment en direct beschikbaar zijn voor HR.
Wanneer je HR automatiseert, ga je een stap verder met het terugdringen van papierverbruik
Zo werkt het: De software herkent inkomende documenten en slaat deze automatisch op in het systeem dat wordt gebruikt om alle documenten te managen. Je HR personeel hoeft hier geen vinger voor uit te steken. Bovendien zijn elektronische bestanden snel terug te vinden. Door het ontvangen van bestanden in HR te automatiseren:
- Elimineer je menselijke fouten, een robot maakt namelijk geen fouten
- Voorkom je kwijtgeraakte papieren
- Documenten blijven zichtbaar
- Documenten zijn veilig
2. Waar je informatie over werknemers opslaat
Elk HR document en formulier staat barstensvol met informatie over je werknemer(s). Alleen al bij de sollicitatieprocedure moet je tal van gegevens opslaan, zoals de naam, sofinummer, huwelijkse staat, bankgegevens en dat is nog maar het topje van de ijsberg.
Het managen van informatie over werknemers is een stuk eenvoudiger wanneer je dit automatiseert.
Het aannemen van nieuw personeel gaat een stuk soepeler. Je nieuwe personeelslid voert zijn gegevens een keer in op een digitaal formulier en de software robots zorgen ervoor dat de informatie direct wordt verspreid en in alle benodigde formulieren wordt gezet.
Bovendien kan je de data op deze wijze een stuk beter beschermen ten opzichte van data op papier. Je hoeft je nooit meer druk te maken over iemand die per ongeluk een document op je bureau ziet liggen of iemand die onbedoeld in een kast belandt waar dit soort documenten worden opgeslagen.
Door het verzamelen van werknemers informatie te automatiseren:
- Kan je gedag zeggen tegen handmatige data-entry
- Versnel je het proces van aannemen doordat informatie binnen de diverse systemen wordt verspreid
- Hou je werknemers informatie privé
3. Hoe je dagelijks processen managed
Het HR-leven varieert van dag tot dag.
Je hebt de bekende en geplande processen, zoals recruiten. Maar er zijn ook ongeplande processen, zoals aanvragen van werknemers. Wanneer je HR automatiseert, wordt het makkelijker om dit soort dagelijkse processen te managen.
Neem bijvoorbeeld het recruiten van nieuwe personeelsleden. Webformulieren kunnen worden gebruikt om de sollicitatieprocedure te versimpelen en e-mailboxes kunnen automatisch worden gecontroleerd op het binnenkomen van nieuwe sollicitaties. Door HR te automatiseren verlies je nooit het zicht op potentiële nieuwe werknemers.
Er zijn ook routine processen, zoals inschrijvingen voor bepaalde voordelen. Je kunt geautomatiseerd e-mail reminders sturen wanneer de inschrijfperiode bijna sluit. Bovendien maakt de software robot het eenvoudig om informatie over je personeelsleden te updaten op alle platformen waar deze info moet worden opgeslagen.
Van HR wordt ook verwacht dat ze aanvragen van werknemers behandelen. Door HR te automatiseren, zullen deze aanvragen nooit kwijtraken of over het hoofd worden gezien.
Hoe dat werkt? De software robots maken gebruik van data extraction, waarmee ze specifieke content in e-mails kunnen herkennen. Vervolgens kan de software robot automatisch een reactie sturen of de aanvraag in de juiste workflow plaatsen. Dit zorgt ervoor dat elke aanvraag keer op keer op exact dezelfde wijze en volledig foutloos wordt uitgevoerd.
Bovendien maakt HR automatisering het een stuk eenvoudiger om trainingen te plannen, ontwikkelingen uit te rollen, medewerkers te beoordelen en nog veel meer.
Door dagelijkse HR processen te automatiseren:
- Wordt er consistent en continu gereageerd op aanvragen
- Wordt veranderende regelgeving bijgehouden
- Wordt er tijd bespaard op de HR afdeling zodat er gefocust kan worden op recruitment en het behoud van personeel.
Begin vandaag nog met de automatisering van HR
Focus op belangrijke zaken zoals recruiten en het behouden van je werknemers. Neem de volgende stap en vraag een consult aan! We bespreken graag je automatisering en document management wensen en behoeften. Dit wordt gevolgd door een advies over de gebieden waar het best kan worden geautomatiseerd binnen je HR afdeling.
