Ziekenhuizen en medische faciliteiten hebben de belangrijke taak om levens te redden en hun patiënten kwalitatief hoogwaardige zorg te bieden. In een stressvol vakgebied als de gezondheidszorg is het cruciaal om zo gestroomlijnd en efficiënt mogelijk te werken. En wanneer er levens op het spel staan, is er geen ruimte voor menselijke fouten of operationele vertragingen.
Met robotic process automation (RPA) kunnen medische instellingen repetitieve, handmatige werkzaamheden aan software robots overdragen en zo hun efficiëntie, nauwkeurigheid en veiligheid verbeteren. RPA in de gezondheidszorg automatiseert gemakkelijk vervelende taken, zodat jij je volledig kunt concentreren op het verlenen van de beste zorg aan je patiënten. In dit artikel leggen we uit hoe je RPA kunt inzetten bij veelvoorkomende uitdagingen in de zorg, waaronder het beheren van medische dossiers, het naleven van medische protocollen, het verwerken van claims en het bereiken van een optimale personeelsbezetting.
(Artikel gaat onder de video verder)
#1. Het beheren van elektronische patiëntendossiers met RPA
Medische dossiers moeten op veel verschillende plaatsen toegankelijk zijn. Medische centra dekken een breed netwerk van afdelingen, voorzieningen en partners, die allemaal toegang tot dezelfde medische dossiers vereisen. Elektronische patiëntendossiers vereenvoudigen die toegankelijkheid, maar kun je ook garanderen dat elk dossier up-to-date is? RPA kan een handige oplossing zijn voor de gezondheidszorg; het bijhouden en synchroniseren van medische dossiers tussen dienstverleners, laboratoria, apotheken en andere partijen gebeurt met de grootste nauwkeurigheid.
RPA software biedt een manier om te interageren met verschillende systemen en processen met een hoog volume te beheren, zonder je toch al zo drukke personeel verder te belasten. Door de verschillende applicaties van je informatiesystemen te integreren, elimineer je de noodzaak voor het handmatig invoeren van informatie in elektronische patiëntendossiers.
Moeten er lab resultaten in het medisch dossier van een patiënt worden ingevoerd? Creëer een RPA taak om de informatie uit het systeem van het laboratorium op te halen en deze automatisch in het medisch dossier te zetten en te synchroniseren. RPA elimineert menselijke fouten bij het invoeren van gegevens in medische dossiers, waardoor de nauwkeurigheid gewaarborgd blijft – iets dat van essentieel belang is wanneer er levens op het spel staan.
#2. Het beveiligen van medische gegevens met automatisering
Het beveiligen van elektronische patiëntendossiers is een van de hoogste prioriteiten voor organisaties binnen de gezondheidszorg. Het kan ingewikkeld lijken om medische gegevens te beveiligen en te zorgen dat alle processen voldoen aan de relevante medische standaarden, zeker als je in je dagelijkse werkzaamheden gebruik maakt van verschillende applicaties. Maar RPA in de gezondheidszorg helpt de privacy van patiënten te beschermen en de naleving van wet- en regelgevingen te waarborgen.
Bij het bouwen van RPA-oplossingen dient constant rekening te worden gehouden met de veiligheid. Door het verlenen van rolgebaseerde toegang kunnen RPA software robots ervoor zorgen dat uitsluitend bevoegde mensen toegang krijgen tot privégegevens. Patiëntgegevens gaan vaak door veel handen, maar met RPA heb je volledige controle over de toegankelijkheid. Tenslotte heeft een arts andere bevoegdheden dan bijvoorbeeld een medewerker van de financiële afdeling. Het automatisch bijhouden van een gedetailleerd auditlogboek is eveneens een belangrijke factor binnen een RPA-oplossing; dit zorgt ervoor dat eventuele problemen of oneigenlijk gebruik snel en gemakkelijk gesignaleerd kunnen worden.
#3. Het stroomlijnen van schadeafhandeling
Het verwerken en beheren van claims is een van de grootste hindernissen in de wereld van ziekenhuis financiën en administratie. Ziekenhuissystemen die claims op nauwkeurige en efficiënte wijze kunnen verwerken zullen vanzelfsprekend financieel veel stabieler zijn dan ziekenhuizen die dat niet doen. Medische instellingen kunnen met enorme hoeveelheden claims geconfronteerd worden, en het proces om deze claims te verwerken kan meerdere toepassingen vereisen – van claim management systemen zoals ePREMIS van NDC Health tot gezondheidsinformatiesystemen zoals INVISION van Siemens.
RPA kan helpen bij het stroomlijnen van de vaak omslachtige, handmatige processen van schadeafhandeling. Met geautomatiseerde bestandsoverdracht kun je de dagelijkse overdracht van individuele schadeclaims (zowel poliklinisch als ambulant) naar een ftp-server automatiseren. Zodra de bestanden op de ftp-server worden gedetecteerd, wordt er een RPA taak geïnitieerd die alle poliklinische en ambulante bestanden samenvoegt en op veilige wijze van het gezondheidsinformatiesysteem naar het claim management systeem overdraagt.
Je kunt RPA-software ook gebruiken om het auditing proces te automatiseren, om ervoor te zorgen dat er geen claims over het hoofd worden gezien. Een RPA-oplossing kan door de claims parsen en identificatoren en andere belangrijke informatie eruit halen. Het totale aantal claims wordt dan vergeleken met het totaalcijfer uit een samenvattingsrapport. Mocht het aantal verwerkte claims afwijken van het verwachte totaal, dan wordt een audit rapport gegenereerd voor de ziekenhuismedewerkers.
#4. Het automatiseren van processen voor een optimale personeelsbezetting
Om wat medische instelling het ook gaat, de zorgverleners die er werken zijn de ruggengraat van het hele systeem. Het realiseren van een optimale personeelsbezetting om de beste zorg te waarborgen kan lastig zijn. Roosters moeten gecoördineerd worden om te zorgen dat er altijd voldoende personeel aanwezig is. Tegelijkertijd moet ervoor gezorgd worden dat de roosters eerlijk en in evenwicht zijn om burn-out onder het personeel te voorkomen. Dit vereist doorgaans dat er meerdere toepassingen geraadpleegd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan een HR-systeem, een tijd- en aanwezigheidssysteem en een personeelsbestand. Maar het schakelen tussen die verschillende applicaties kan veel tijd kosten.
RPA software robots kunnen als een soort ‘verkeersagent’ fungeren door de gegevensuitwisselingen tussen die applicaties te automatiseren. Dit helpt je om je applicaties up-to-date en gesynchroniseerd te houden, zodat er altijd voldoende personeel is, er efficiënt gewerkt kan worden en patiënten de beste zorg krijgen. In plaats van dat je je zorgen moet maken over personeelsbezetting en moet zoeken naar de meest actuele gegevens, kun je de focus op je patiënten houden.
Met een krachtige RPA-oplossing kun je de meest repetitieve en omslachtige processen stroomlijnen en de manier waarop je ziekenhuis of zorginstelling opereert transformeren. Laat deze software robots helpen om de druk op je zorgverleners te verlichten. Zo kunnen zij zich richten op wat écht belangrijk is – het gezond houden van mensen en het redden van levens.
