Bij praktisch elk bedrijf is er een tool die binnen alle afdelingen veelvuldig wordt ingezet; de Excel Spreadsheet. Of je nu een lijst met gebruikers in een database aan het zetten bent, een dagelijks rapport uitdraait of financiële analyses maakt, je zult gemerkt hebben hoe handig, maar ook hoe lastig Excel en andere spreadsheets kunnen zijn. Robotic Process Automation kan je helpen om dat lastige er vanaf te halen, want door software robots in te zetten, kunnen handmatige Excel processen en Macro’s worden geautomatiseerd.
Excel, de vriend of de vijand?
Excel Spreadsheets zijn over het algemeen de oplossing als het gaat om het organiseren van data of het manipuleren van deze data. De basisfuncties van Excel zijn eenvoudig te begrijpen en het merendeel van je personeel zal met Excel kunnen werken, maar het bijhouden van Spreadsheets kost veel tijd en veel handwerk. Dit kan wanneer een project groeit en groter wordt vervelend worden.
Bijvoorbeeld de informatie die je op dagelijkse basis ontvangt, dit is niet altijd mooi verpakt in identieke spreadsheet formats. Vaak wordt data aangeleverd in allerlei bestandstypen, zoals Excel, CSV, text, PDF en andere bestandsvormen. Stel het gaat hierbij om facturen die in allerlei formaten worden aangeleverd, dan kost het een personeelslid behoorlijk wat tijd om dit allemaal om te zetten naar een Excel bestand.
Hoe je jouw data ook ontvangt, het zal in een systeem of database moeten worden gezet, misschien zelfs in meer dan een. Dit kan je doen door alles handmatig te kopiëren en plakken, of door Excel macro’s in te zetten.
Wat is er mis met Macro’s gebruiken?
Macro’s zijn niet de beste langetermijnoplossing voor spreadsheet uitdagingen. Macro’s zijn niet zo simpel en niet elke gebruiker leert dat even snel. Ben je begonnen met Macro’s, dan zal een groot deel van de logica van je bedrijf in een Excel bestand zitten, of mogelijkerwijs verspreid over meerdere macro bestanden.
Macro’s zijn niet alleen moeilijk, ze kunnen gevaarlijk zijn. Met het aantal virussen en ransomware die tegenwoordig worden verspreid, moet je oppassen dat je geen geïnfecteerd bestand opent.
Heb je al Excel Macro’s die kritiek zijn voor je bedrijfsproces, geen zorgen! Software Robots kunnen de logica van de Macro’s omzetten in een geautomatiseerde workflow.
De voordelen van Excel automatiseren
Het automatiseren van Excel kan je personeel zeeën van tijd besparen. Tijd die je personeel kan besteden aan het leveren van goede klantenservice. Door repeterende taken die saai zijn te automatiseren, voorkom je vermoeidheid, stress en terugkerende blessures. De kans dat je hoog opgeleide personeelsleden hebt die nu bezig zijn met saaie Excel Spreadsheets is vrij groot, maar je kunt deze last van hun schouders halen zodat ze aan de slag kunnen met belangrijkere zaken.
Bovendien maken zelfs de meest ijverige personen wel eens een fout wanneer ze data verwerken voor uren achter elkaar. Het automatiseren van Spreadsheets zorgt voor de nauwkeurigheid van uw kritische bedrijfsgegevens.
