Veel van ons hebben een haat-liefde verhouding met Microsoft Excel. In dit data-gestuurde bedrijfsklimaat zijn Excel spreadsheets een essentiële tool voor het organiseren en analyseren van informatie. Maar laten we eerlijk zijn—dagelijks cijfertjes kopiëren en plakken om rapporten te maken is nu niet bepaald een leuk klusje.
Het is dan ook niet zo verwonderlijk dat organisaties tijd willen besparen door Excel te automatiseren. De standaard manier om dit te doen is met behulp van macro’s—programma’s die geschreven zijn in VBA (Visual Basic for Applications) code, en in staat zijn om specifieke taken binnen Excel uit te voeren.
Net als andere vormen van automatisering bieden macro’s verschillende voordelen. Hierbij kun je denken aan een verhoogde efficiëntie en tijdsbesparing. Maar ze zouden ook je onderneming in gevaar kunnen brengen.
Zorgen om de veiligheid
Microsoft Office macro’s waar virussen in verstopt zaten waren een groot probleem in de jaren negentig. Het meest bekende macro virus is waarschijnlijk het Melissa virus, dat in 1999 opdook. Melissa verscheen in een Word document, ogenschijnlijk verstuurd door een van je contacten. Zodra het document was gedownload, verstuurde het zichzelf naar de eerste vijftig mensen in je Microsoft Outlook adresboek.
Rond de eeuwwisseling leken de macro virussen (en macro malware in het algemeen) te verdwijnen. Dat ging vrij abrupt; in 2005 waren de meeste macro virussen zo goed als uitgestorven. Dit was met name te danken aan de veiligheidsverbeteringen die in die periode in de Microsoft Office producten werden geïntroduceerd.
Macro virussen leken tot het verleden te behoren.. tot 2014
Een tijdje leken macro virussen tot het verleden te behoren. Maar de laatste jaren, sinds 2014 ongeveer, zijn ze bezig met een comeback. Ironisch genoeg maken de misdadigers nu vaak gebruik van de aanwezigheid van macro’s in hun documenten om te suggereren dat het betreffende document juist beter beveiligd is; zo claimen ze bijvoorbeeld dat het document ‘beschermd’ is tot je de macro’s inschakelt om het document te ontcijferen. Meer dan de helft van de malware die de laatste jaren is opgedoken, bevat VBA macro’s die gericht zijn op het misleiden van de gebruiker, in plaats van het soort code dat ontworpen is om Office zelf om de tuin te leiden.
Alternatieve automatiseringsmethodes elimineren de verwarring over welke documenten wel of niet veilig zijn om te draaien.
Hoewel cybersecurity een van de voornaamste zorgen is van moderne bedrijven, is malware niet de enige reden om het gebruik van macro’s te vermijden.
Problemen met beheer
Spreadsheets kunnen meer problemen veroorzaken dan ze waard zijn. Het gemiddelde Excel document zit zo vol met fouten dat een professor IT-management aan de Universiteit van Hawaii spreadsheet-fouten een “pandemie” noemde. De European Spreadsheet Risks Interest Group houdt zelfs een lijst van horrorverhalen bij. Natuurlijk, het gebruik van macro’s voor Excel automatisering kan je helpen om een deel van de kopieer-en-plak foutjes te elimineren, maar ze kunnen ook het probleem verergeren.
Niet iedereen die gebruik maakt van je spreadsheets zal een VBA-specialist zijn. Afhankelijk zijn van macro’s betekent dat een aantal leden van je team helemaal niet in staat zullen zijn om te helpen met Excel automatisering, terwijl anderen over net genoeg kennis beschikken om slechte code te schrijven.
Met macro’s zal je bedrijfslogica uiteindelijk over meerdere documenten verspreid worden. Deze documenten zullen waarschijnlijk heen en weer worden gemaild, en in dat proces soms veranderd of gedupliceerd worden. Je hebt geen centrale plek om de Excel automatisering van je onderneming onder controle te houden.
En wat zal er gebeuren wanneer je dat Excel document dat zo cruciaal is voor je werkzaamheden wil updaten, maar de persoon die de macro’s destijds gecreëerd had allang weg is? De kans is groot dat de volgende gebruiker niets van die macro’s begrijpt. Er zullen vele uren verspild worden om de VBA scripts te ontcijferen ofwel om een nieuwe spreadsheet met macro’s aan te maken.
Gebrek aan bedrijfsfuncties
Zakelijke automatiseringssoftware bevat functies op het gebied van centraal beheer, foutenafhandeling, audit logs en veiligheidsvoorzieningen. Het is schaalbaar en zonder uitgebreide training eenvoudig te begrijpen. Als er iets mis gaat, kun je waarschijnlijk wel rekenen op ondersteuning van de verkoper.
In het beste geval zul je nieuwe scripts moeten schrijven om bedrijfsfuncties te dupliceren. In veel gevallen zullen deze niet alleen met Excel macro’s beschikbaar zijn.
Software Robots als alternatief voor Excel macro’s
Het kan gevaarlijk zijn voor je onderneming om van Excel macro’s afhankelijk te zijn. Maar als je reeds over macro’s beschikt die van essentieel belang zijn voor je werkzaamheden, betekent dat niet dat je ervan af moet. De bestaande macro’s kunnen namelijk gewoon gedraaid worden door Robotic Process Automation software.
Het beheren van je macro’s met behulp van RPA-software biedt voordelen waar je niet met macro’s alleen van kunt profiteren. Je kunt al je Excel automatisering binnen je hele onderneming vanaf een centrale locatie monitoren en controleren, en de macro’s in andere workflows met andere applicaties integreren.
Je zult al snel ondervinden dat veel van de Excel taken die je gewend bent met macro’s te beheren, ook door RPA verwerkt kunnen worden. Robotic Process Automation oplossingen zijn gemakkelijk te gebruiken, zelfs als je geen ervaring met programmeren hebt—je hoeft alleen maar de bouwblokken, zoals “open Excel workbook” of “set value of cell” naar de juiste plek in een workflow te slepen.
Het mooiste is nog dat je RPA-investering niet alleen op het gebied van Excel automatisering de moeite waard zal zijn. Software robots zijn flexibel genoeg om zich aan te passen aan de automatiseringsbehoeften op elke afdeling binnen je organisatie!
