Document management is het proces van verzamelen, managen en distribueren van elektronische documenten.
Er zijn externe documenten die je maakt voor en ontvangt van klanten. Ook zijn er interne documenten die door en voor werknemers worden gemaakt binnen je organisatie.
Soms zijn het oorspronkelijk al digitale documenten, maar het gaat soms ook om papieren documenten die worden ingescand tot afbeeldingen.
Klinkt simpel, niet?
Document management is echter veel complexer dan dit. Voor beginners is document management vaak een proces met veel namen, het staat namelijk ook bekent als:
- Document management systeem (DMS)
- Electronic document management systeem (EDMS)
- Document imaging
- Enterprise content management (ECM)
- Electronic content management (ECM)
Er zijn wel wat nuances aan te brengen binnen deze termen. Zo vereisen DMS en EDMS over het algemeen versiebeheer, controlemogelijkheden en in-en uitcheckprocessen.
Document imaging is in feite het inscannen van papieren documenten zodat het digitale document afbeeldingen worden. Dit is typisch een component van een DMS of EMDS.
ECM (zowel elektronisch als enterprise) wordt soms gedifferentieerd door beveiligingscontroles en de mogelijkheid om ongestructureerde inhoud te kunnen beheren.
Om de eenvoud te behouden, houden we het in dit artikel bij document management.
Gebruiken mensen nog steeds papieren documenten?
Ja en nee. Juist wanneer we denken in een digitale wereld te leven en de paperless office een must lijkt, blijkt dat het tegenovergestelde gebeurd en er een explosie is van papieren documenten. Hoe deze documenten worden gemaakt, gaat tegenwoordig wel heel anders als je dat vergelijkt met jaren geleden. Vroeger werden papieren documenten (bijvoorbeeld facturen) geprint en verspreid. Tegenwoordig worden ze digitaal verspreid en vervolgens uitgeprint. Je kunt mensen namelijk niet zomaar laten stoppen met het uitprinten van documenten die ze hebben ontvangen. Oude gewoonten krijg je er niet zomaar uit.
In de ideale wereld, zou niemand ooit nog met papieren documenten hoeven te werken.
Waarom is Document Management belangrijk?
Documenten groeien continu. Vraag maar na bij een willekeurige organisatie - bijvoorbeeld organisaties die met grote volumes transacties te maken hebben.
Het automatiseren van business processen is voor de meeste organisaties een topprioriteit. Dat betekent dat je processen voor document management ook moeten worden geautomatiseerd.
Dat is waarom document management belangrijk is. Het biedt de beste manier om de volledige document lifecycle te automatiseren, van het ontvangen, opslaan en distribueren van documenten.
Document management maakt het verschil
Organisaties kijken naar document management om 3 dingen te doen.
1. Stroomlijnen van documentprocessen
Het ontvangen van documenten op 1 centrale repository is echt een must. Anders riskeer je de bestanden kwijt te raken. Document management kan hier een verschil in maken door het proces van het ontvangen van documenten volledig te stroomlijnen. Dat betekent dat je er met een gerust hart vanuit kunt gaan dat je documenten allemaal op 1 plaats worden opgeslagen en dat je er niet naar op zoek hoeft te gaan.
2. Hou documenten veilig
Het voldoen aan beveiligings- en regelgeving vereisten is heel belangrijk, zeker nu. Documentbeheer of management kun je bestanden beschermen tegen dreiging van buitenaf. Zo kun je rustig slapen, zonder het gevoel te hebben dat je documenten in handen van derden terecht kunnen komen of zonder toestemming worden gedeeld.
3. Maak documenten beschikbaar
Niemand heeft de tijd om te zoeken naar informatie. Door document management in te zetten, zorg je ervoor dat alle informatie eenvoudig terug te vinden is. Zo kan je veel sneller klantvragen beantwoorden, facturen betalen en producten versturen.
Document management inzetten in je bedrijf?
Zijn bestanden en documenten in je organisatie vaak kwijt, niet meer terug te vinden of onoverzichtelijk opgeslagen? Dan is document management een geschikte oplossing om niet alleen jouw leven, maar ook dat van je personeel prettiger te maken. Door de document management processen volledig te automatiseren, bespaar je kostbare tijd en vind je het juiste document in een handomdraai. Meer weten over document management en wat wij hierin voor je kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.
