Heb je plannen om Robotic Process Automation in jouw organisatie te gaan implementeren? Dan ben je niet de enige. RPA groeit snel in populariteit in veel industrieën en het is niet zo moeilijk om te begrijpen waarom. Naarmate de technologie volwassen wordt, worden RPA succesverhalen wijd verspreid. Op de Robotic Process Automation trein springen lijkt dan ook een no-brainer.
De bedrijven die de sterkste concurrentie positie hebben bereikt, hebben de software niet ‘gewoon’ geïmplementeerd, ze hadden een strategie. En helaas, er zijn behoorlijk wat bedrijven die kostbare fouten maken bij het implementeren van software robots in de processen.
Word jij een van hen? Hier zijn vijf signalen dat je Robotic Process Automation project de verkeerde kant op dreigt te gaan.
1. Sleutelfiguren missen in het team
Je hebt je al toegewijd om te investeren in Robotic Process Automation software, vergeet niet om te investeren in het team dat het gaat implementeren en managen. Deze personen moeten enthousiasme hebben voor automatisering en toegewijde tijd hebben om in het project te stoppen.
We raden je ten sterkste aan om IT bij het project te betrekken. Onderdeel van het aantrekkelijke van Robotic Process Automation software is dat het voor iedereen eenvoudig te gebruiken is, zelfs als je een zakelijke gebruiker bent zonder enige technische achtergrond. Desondanks is IT support nog steeds essentieel om technologie silo’s te voorkomen binnen de organisatie en om hoge applicatie prestaties en robuuste beveiliging te bewerkstelligen.
Naast IT zijn er nog andere vaardigheden benodigd voor een succesvol bedrijfsbreed automatiseringsproject. Deze vaardigheden kunnen in één persoon of bij meerdere personen worden gevonden, maar geen van hen zou van het team moeten worden afgesneden.
Ten eerste de bedrijfsanalist. De bedrijfsanalist is iemand met een talent in het visualiseren van proces verbeteringen. Bestaande processen zullen worden gedocumenteerd en worden herontworpen voor optimale automatisering. Deze persoon moet tevens ook een gerespecteerd persoon zijn, die goede discussies met alle belanghebbenden van een proces kan leiden.
De ontwikkelaar is de persoon die met de proces documentatie van de bedrijfsanalist werkt om geautomatiseerde workflows te bouwen. Afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie en de mogelijkheden van je automatiseringsoplossing, hoeft de ontwikkelaar niet perse een echte programmeur te zijn.
Je moet er ook voor zorgen dat er een operations specialist betrokken is bij het project. Het operations team is de sleutel tot het managen van je automatisering zodra het up and running is binnen je bedrijf, ze moeten dus bij het core team horen, vanaf de start.
Tot slot heb je bestuurlijke ondersteuning nodig, maar daar komen we in punt 5 op terug.
2. Je automatiseert de verkeerde zaken
Begin met een pilot project of een proof of concept. Dit zou een proces moeten zijn dat niet te ingewikkeld is, maar dat meetbare waarde voor het bedrijf levert. Het pilot project is kritiek om blijvende steun voor het project te ontvangen.
Zodra je er klaar voor bent om je automatisering op te schalen binnen de organisatie, zul je verschillende factoren in overweging moeten nemen bij het prioriteren van de processen die moeten worden geautomatiseerd. Je automatiserings project team moet beoordelen of de projecten die in de rij staan voor automatisering belangrijk zijn voor het bedrijf, potentieel tijd kunnen besparen, maar ook hoeveel moeite het kost om te automatiseren en alle andere factoren die belangrijk voor je zijn inschatten. Het team moet ook op regelmatige basis de bestaande automatiseringen beoordelen, om te kunnen zien wat de meeste waarde biedt aan het bedrijf.
Sommige processen kunnen van begin tot eind worden geautomatiseerd, terwijl andere processen nog afhankelijk zijn van handmatig ingrijpen op bepaalde punten. Dit laatste staat ook wel bekend als ondersteunende automatisering (assisted automation). Hoewel er een plaats kan zijn voor deze beide soorten workflows, resulteert ondersteunende automatisering vaak wel tot meer gecompliceerde en minder efficiënte processen.
3. Je optimaliseert je automatisering niet
Robotic Process Automation is in staat om de exacte stappen te volgen die een menselijke operator uit zou voeren, en voor je eerste proof of concept is dat waarschijnlijk precies wat je wilt. Het automatiseren van een proces zoals het is, is snel en eenvoudig, precies wat je nodig hebt om de waarde van de software te demonstreren zonder er veel moeite voor te hoeven doen. Het is ook een goede keuze om processen met een laag volume te automatiseren, of processen die niet bedrijfskritiek zijn.
GUI-automatisering is echter niet de meest betrouwbare of snelste oplossing om te automatiseren. Als je een proces hebt waar meerdere personen bij betrokken zijn en wat een redelijk hoge frequentie heeft, dan kun je gaan nadenken over het optimaliseren van je geautomatiseerde workflows. Doorloop de stappen van het proces en noteer waar je via de backend kunt automatiseren; bijvoorbeeld met API’s en webservices. Zo kun je eindigen met een combinatie van zoals het is automatisering en geoptimaliseerde automatisering, of je kunt de workflow volledig herontwerpen.
Weet je nog die bedrijfsanalist die je in je team hebt? Dit is waar de documentatie van dat teamlid essentieel is. Managers van automatiseringsprojecten begrijpen vaak niet hoe complex hun processen zijn. Veel van de kennis is tribaal en de bedrijfsanalist zal met een verscheidenheid aan gebruikers moeten praten om er zeker van te zijn dat er niks over het hoofd wordt gezien.
4. Je behandelt automatisering niet als een project
Automatisering is niet gewoon iets wat je instelt en weer vergeet om je te helpen met je belangrijke projecten, het is namelijk een project op zich. Te vaak wordt het pilot project uitgevoerd met beperkte middelen en geen mogelijkheid om te schalen. Het is niet duidelijk wie het project leidt, investeringen in de automatisering stijgen niet verder dan één proces of afdeling en de juiste infrastructuur om je RPA-implementatie te ondersteunen ontbreekt.
5. Je verliest de ondersteuning van het bestuur
Jij weet dat je RPA software implementatie zal resulteren in enorme voordelen voor het bedrijf, maar het project komt nergens zonder goedkeuring van het bestuur.
Het bestuur is hoogstwaarschijnlijk gefocust op hoe je automatiserings oplossing helpt onder aan de lijn. Wanneer je in eerste instantie de potentie van de ROI van Robotic Process Automation bespreekt, zorg er dan voor dat je de besparingsgebieden ook bespreekt, zoals een verhoogde uptime, minder fouten en minder uren die worden besteed aan custom scripts, evenals nieuwe kosten, zoals het onderhoud van software en het trainen van gebruikers. Nadat je toestemming hebt gekregen om RPA-software aan te schaffen, moet je niet zelfingenomen zijn of worden, maar juist belang hechten aan het behoud van de ondersteuning van het bestuur, terwijl je in de hele organisatie automatisering implementeert.
Veel hiervan komt neer op de eerste selectie van een proces om te automatiseren. Hoewel je uiteindelijk de meest complexe en frustrerende workflows in de onderneming wilt aanpakken, is het verstandig te beginnen met iets dat snel in productie kan worden genomen. Tegelijkertijd is het wel van belang dat dit proces waarde laat zien, doet het dat niet, dan is het lastiger om het bestuur aan je zijde te houden. Ga dus voor iets snels, wat zinvol is voor de organisatie. Dit creëert momentum en enthousiasme voor de toekomstige Robotic Process Automation projecten.
Naarmate je verder gaat, is het handig om iemand uit het directieteam in de stuurgroep van je automatiseringsproject te laten zitten. Zorg er dan ook voor dat elk succesvol automatiseringsverhaal binnen het bedrijf op grote schaal wordt gedeeld, dit genereert enthousiasme voor Robotic Process Automation vanaf het bestuur naar beneden.
Tot slot ben je klaar om van jouw RPA project een succes te maken!
Nu je weet waardoor Robotic Process Automation projecten kunnen falen, ben je er klaar voor om van jouw RPA project een groot succes te maken. Ben je nog op zoek naar de geschikte software om je automatisering mee te kunnen volbrengen? Of ben je op zoek naar de juiste teamleden om de automatisering op de juiste manier te kunnen implementeren? Neem dan contact met ons op, onze Robotic Process Automation experts helpen je graag verder!
