Robots helpen u administratief werk te automatiseren

Robotic Process Automation is een manier van automatisering waarbij een robot (een computer robot) de huidige, bestaande software gebruikt zoals een menselijke gebruiker dat zou doen, om handelingen volledig geautomatiseerd uit te voeren. De handelingen die de robot uitvoert, worden aangeleerd op basis van vooraf bepaalde regels en zodra de robot hiervoor ‘getraind’ is, kunnen processen geautomatiseerd worden uitgevoerd, ook als er communicatie vereist is met achterliggende systemen. Deze software robots kunnen u en uw personeel dus veel werk uit handen nemen, maar wist u dat ze ook uitstekend in te zetten zijn om administratief werk te automatiseren?

In eerste instantie werd robotisering voornamelijk ingezet om productieprocessen te optimaliseren, want deze processen bestaan grotendeels uit laagdrempelige, zich herhalende taken. Binnen financiële afdelingen komen zich herhalende taken ook geregeld voor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het invoerwerk dat een accountant moet doen, terwijl er ook advies kan worden gegeven aan cliënten. Dit invoerwerk is te automatiseren door Robotic Process Automation in te zetten. Door dit soort processen volledig te automatiseren, zonder dat er nog menselijke interactie nodig is, lijkt het net alsof u een extra medewerker in dienst heeft. Om precies te zijn een die 24 uur per dag voor u werkt, geen vakantie neemt en nooit ziek is. Zo kunt u de werkdruk op uw personeel verlagen, waardoor ze zich weer kunnen gaan bezighouden met dat waar ze goed in zijn.

Alle administratieve handelingen die zichzelf herhalen, kunnen in principe worden geautomatiseerd door software robots in te zetten. Zo kunt u bijvoorbeeld inkoopfacturen automatisch laten matchen met de bijbehorende bestelling. Komen ze overeen, dan kan de factuur direct worden ingeboekt. Komen ze niet overeen, dan kan de factuur worden doorgestuurd naar een van uw personeelsleden om te kijken waar het verschil vandaan komt. 

U kunt ook denken aan zaken als het invoeren van debiteurgegevens, een handeling die uw personeel erg veel tijd kan kosten en die keer op keer hetzelfde is, er moeten immers per debiteur exact dezelfde velden ingevoerd worden. Werkzaamheden die niet al te leuk zijn en waar foutjes eenvoudig in kunnen voorkomen. Gelukkig hoeft dat helemaal niet het geval te zijn, want u kunt software robots inzetten om deze gegevens geautomatiseerd in te voeren. Door dit geautomatiseerd te laten doen, komen fouten niet meer voor en worden uw gegevens continue up-to-date gehouden.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden omtrent het automatiseren van administratief werk binnen uw bedrijf? Neem dan contact met ons op. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden en kijken graag met u naar hoe software robots de processen binnen uw bedrijf kunnen optimaliseren.