Interne processen en documenten automatiseren

Veel interne processen, zoals vaak het geval is binnen accountancy, kunnen gedeeltelijk of volledig worden geautomatiseerd. Door deze processen te automatiseren, kunt u uw personeel een hoop tijd besparen. Niet alleen tijd besparen, maar ook nog eens waardevolle, actuele informatie verzamelen waardoor u een compleet beeld van uw klant kunt maken. Kortom, tegenwoordig kunt u niet meer om automatisering heen.

Het vakgebied waar automatisering misschien wel het eerst voor de deur stond, is accountancy. Binnen accountancy wordt vaak gebruik gemaakt van zogenaamde ERP systemen. Dit staat voor Enterprise Resource Planning en deze systemen regelen het beheer en de planning van bedrijfsprocessen en resources. Het belangrijkste doel van het inzetten van een ERP systeem is het genereren van betrouwbare, actuele managementinformatie. Bovendien wordt er een databestand van uw klant opgebouwd. Het ERP systeem is bedrijfsbreed, dat betekent dat alle informatie uit de verschillende onderdelen van het bedrijf in dit systeem samenkomen. Om deze informatie up-to-date te houden, moeten uw personeelsleden consistent en gedisciplineerd data moeten verwerken en invoeren in het systeem en dat is waar het vaak misgaat. Door deze informatie niet goed in te vullen, raakt het systeem vervuild en is de informatie die erin staat niet compleet, terwijl het juist enorme voordelen kan meebrengen om het systeem wel volledig ingevuld te hebben. Het juist inschieten van alle data in het ERP systeem, is een taak die software robots graag en consistent voor u uitvoeren. Zo blijft uw ERP systeem 24 uur per dag up-to-date.

Naast een ERP systeem, wordt er vaak gebruik gemaakt van een CRM systeem, de klantendatabase. In het CRM systeem wordt vastgelegd waarom iemand klant werd, de gesprekken die hebben plaatsgevonden, de documenten die zijn uitgewisseld enzovoorts. Er wordt een historie opgebouwd van het klantcontact, handig om werk overdraagbaar te maken, maar ook om concreet contact met de klant te houden. Ook bij het CRM systeem wordt van uw personeel verwacht dat zij zaken in het systeem zetten, terwijl ook deze handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Door het CRM systeem door software robots up-to-date te houden, is uw systeem altijd compleet. 

Het aanpassen van rapportages, arbeidscontracten, overeenkomsten, of het overzetten van een offerte naar een factuur. Allemaal documenten waarbij u uw personeel flink kunt ontlasten door gebruik te maken van Robotic Process Automation. Een software robot kan deze taken van uw personeel overnemen. De robot voert de taken op exact dezelfde wijze uit als dat uw personeelslid zou doen, maar er zijn een aantal belangrijke voordelen voor de robot. Ten eerste maakt de robot geen fouten, waardoor Operational Excellence een stuk dichterbij komt. Daarnaast werkt de robot 24 uur per dag, hij neemt geen pauzes en geen vakantie. Dit zorgt ervoor dat taken continu kunnen worden uitgevoerd, waardoor zaken niet te lang blijven liggen. Bovendien hoeft uw personeel geen saaie, herhalende werkzaamheden meer uit te voeren en kunnen zij zich focussen op datgene waar ze goed in zijn. 

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden om interne processen en documenten te automatiseren? Neem dan contact met ons op, we helpen u graag verder bij het stroomlijnen van uw onderneming.